Niezapłacona faktura — co zrobić krok po kroku? Windykacja należności od kontrahenta

Gdy niezapłacona faktura jest już po terminie, sprawdź wpłaty, przypomnij o płatności, a przy braku reakcji wyślij wezwanie. Klient, który nie zapłacił, to Twój dłużnik — jeśli nadal nie reaguje, rozważ rejestr dłużników i sąd. Równolegle sprawdź podatki i termin przedawnienia.

Kiedy niezapłacona faktura staje się przeterminowana?

Faktura staje się przeterminowana, gdy mija ustalony termin zapłaty, a pieniądze nie wpływają. Ustal termin na podstawie umowy i porównaj go z datą na fakturze.

Gdy termin nie został ustalony ani nie wynika z charakteru zobowiązania, zapłata powinna nastąpić niezwłocznie po wezwaniu (Kodeks cywilny, art. 455).

Zanim zaczniesz odzyskiwać pieniądze, sprawdź:

• Rachunek bankowy: czy wpłata nie przyszła z innym opisem?
• Ustalenia z klientem: czy uzgodniliście zmianę terminu lub płatność w częściach?
• Kwotę: czy uwzględnia korekty, zaliczki i częściowe wpłaty?
• Wykonanie zamówienia: czy masz dowód dostawy albo odbioru usługi?
• Powód braku zapłaty: czy klient zgłasza błąd, reklamację, czy problem z gotówką?

Samo przeterminowanie faktury nie wyjaśnia przyczyny opóźnienia. Inaczej poprowadzisz rozmowę o błędnym numerze rachunku, a inaczej spór o jakość usługi.

Co to jest windykacja należności i na czym polega?

Windykacja należności to działania, dzięki którym sprzedawca odzyskuje pieniądze od klienta. Wierzytelność to Twoje prawo do zapłaty. Odzyskiwanie tych pieniędzy bywa też nazywane windykacją wierzytelności.

Celem może być szybki przelew, ustalenie rat albo uzyskanie podstawy do egzekucji, czyli przymusowego ściągnięcia długu. Poszczególne etapy mają jednak różne zadania.

Pełnomocnik to prawnik lub inna osoba, którą upoważniasz do działania w Twoim imieniu. Firma windykacyjna nie ma uprawnień komornika. Może kontaktować się z dłużnikiem i negocjować, ale sama nie zajmie jego rachunku.

Gdy brak wpłaty utrudnia Ci płacenie własnym dostawcom, powstają zatory płatnicze.

Jak odzyskać pieniądze za niezapłacone faktury krok po kroku?

Zacznij od potwierdzenia salda i przypomnienia, następnie przejdź do formalnych działań. Każdy kontakt powinien kończyć się konkretem: terminem przelewu, opisem sporu albo decyzją o kolejnym kroku.

To plan działania, a nie obowiązek przejścia przez wszystkie etapy. Jeśli klient otwarcie odmawia zapłaty, kolejne przypomnienia mogą już niczego nie zmienić.

Zacznij od przypomnienia i rozmowy

Pierwszy kontakt powinien ustalić, dlaczego faktura pozostaje niezapłacona. Wyślij krótką wiadomość i skontaktuj się z osobą, która rzeczywiście zatwierdza płatności.

W wiadomości podaj:

• numer faktury;
• kwotę pozostałą do zapłaty;
• uzgodniony termin płatności;
• numer rachunku;
• prośbę o konkretną datę przelewu.

Zamiast pytać „Kiedy zapłacicie?”, zapytaj: „Czy faktura jest zatwierdzona i co blokuje przelew?”. Dzięki temu oddzielisz problem administracyjny od braku pieniędzy.

Po rozmowie potwierdź ustalenia e-mailem. Zapisz deklarowaną datę wpłaty oraz osobę, która ją podała. Gdy termin minie, wykonaj kolejny krok zamiast zaczynać rozmowę od nowa.

Wyślij żądanie zapłaty i sprawdź należne kwoty

Gdy przypomnienie nie działa, przygotuj wezwanie do zapłaty według wzoru. Wskaż zaległość, wyznacz termin reakcji i zachowaj dowód wysłania oraz doręczenia pisma.

Za spóźnioną zapłatę możesz żądać odsetek za opóźnienie, nawet bez poniesionej szkody (Kodeks cywilny, art. 481). Jeśli klient nie jest podmiotem publicznym, zastosowanie mają odsetki handlowe (ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, art. 7). Przysługują bez wezwania, gdy dostarczysz towar lub wykonasz usługę, a klient nie zapłaci w terminie z umowy.

Rekompensata należy się bez wezwania od dnia uzyskania prawa do odsetek handlowych (ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, art. 10). Rekompensata 40 euro dotyczy należności do 5000 zł; powyżej 5000 zł, ale poniżej 50 000 zł, należy się 70 euro. Przy należności równej lub wyższej niż 50 000 zł rekompensata wynosi 100 euro.

Rozważ wpis do rejestru dłużników

Wpis do rejestru dłużników może skłonić klienta do wyjaśnienia zaległości lub zapłaty. Firma figuruje w nim jako niepłacąca, a rejestr sprawdzają kontrahenci i banki. Sam wpis nie odzyskuje jednak pieniędzy.

Biuro informacji gospodarczej, czyli BIG, gromadzi informacje o zobowiązaniach. Takim rejestrem jest Krajowy Rejestr Długów (KRD).

Konsument to osoba kupująca poza działalnością gospodarczą. Wobec klienta, który nie jest konsumentem — na przykład firmy — wpis wymaga łącznego spełnienia poniższych warunków. Określa je ustawa o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych (art. 15):

• Łączna kwota wymagalnych zobowiązań, czyli tych po terminie zapłaty, wynosi co najmniej 500 zł.
• Zobowiązania są wymagalne od co najmniej 30 dni.
• Od wysłania listem poleconym lub doręczenia wezwania z ostrzeżeniem o zamiarze wpisu minął co najmniej miesiąc.

Dla konsumenta progi to 200 zł, 30 dni opóźnienia i miesiąc od takiego wezwania.

Dokumenty powinny potwierdzać zobowiązanie i aktualną kwotę zaległości. Po zapłacie zadbaj o zmianę informacji w rejestrze.

Wybierz drogę sądową

Do sądu składasz pozew, czyli pismo z żądaniem zapłaty, opisem sprawy i wskazaniem dowodów.

Elektroniczne postępowanie upominawcze, czyli EPU, pozwala wystąpić o zapłatę przez sąd internetowy. Postępowanie nakazowe opiera się na dokumentach.

Sama faktura nie opisuje całej współpracy. Przygotuj także zamówienie, umowę, dowód dostawy, protokół odbioru i korespondencję. Uporządkuj dokumenty tak, aby było jasne, za co żądasz pieniędzy.

Ile czasu masz na odzyskanie pieniędzy?

Roszczenia związane z działalnością gospodarczą zasadniczo przedawniają się po 3 latach, ale przepisy szczególne mogą ustalać inne terminy (Kodeks cywilny, art. 118). Roszczenia ze sprzedaży w ramach działalności przedsiębiorstwa sprzedawcy przedawniają się po 2 latach (Kodeks cywilny, art. 554). Przy sprzedaży towarów masz więc mniej czasu — działaj szybko i sprawdź przedawnienie faktury według rodzaju umowy.

Zasadniczo termin upływa wraz z końcem roku kalendarzowego, a nie w rocznicę terminu zapłaty. Reguła końca roku nie dotyczy terminów krótszych niż 2 lata.

Bieg przedawnienia przerywa między innymi czynność przed sądem podjęta bezpośrednio w celu odzyskania należności lub uznanie roszczenia przez dłużnika (art. 123).

Skieruj sprawę do egzekucji

Do egzekucji potrzebujesz dokumentu, który pozwala komornikowi działać, czyli tytułu wykonawczego. Samo wystawienie faktury ani wysłanie wezwania nie wystarczy.

Przygotuj aktualne dane dłużnika i informacje o jego majątku, które legalnie posiadasz. Rozlicz wcześniejsze wpłaty, aby wskazać prawidłową kwotę pozostałą do odzyskania.

Korzystne orzeczenie sądu potwierdza Twoje żądanie, lecz skuteczność egzekucji zależy także od majątku dłużnika.

Więcej o związku faktoringu z postępowaniem komorniczym przeczytasz w artykule faktoring a komornik.

Czy prowadzić windykację samodzielnie, czy zlecić ją firmie?

Samodzielna windykacja sprawdza się, gdy masz czas, dokumenty i kontakt z klientem. Zewnętrzna pomoc przydaje się przy większej liczbie zaległości, trudnym sporze lub braku reakcji.

Instytut Mands zbadał w maju–czerwcu 2021 r. 300 małych i średnich firm, korzystających z zewnętrznej windykacji w poprzednich 2 latach. Badanie zleciła firma windykacyjna Kaczmarski Inkasso; 76% badanych deklarowało odzyskanie należności dzięki windykatorowi — to deklaracja firm, nie odsetek odzyskanych kwot.

Przed podpisaniem umowy zapytaj:

• Czy prowizja powstaje dopiero po faktycznej wpłacie?
• Czy firma naliczy ją także przy przelewie bezpośrednio na Twój rachunek?
• Czy podstawą prowizji jest kwota brutto, netto, czy również dodatkowe należności?
• Jak rozliczane są częściowe wpłaty?
• Czy są opłaty za brak efektu albo zakończenie współpracy?
• Kto zatwierdza ugodę i zgodę na umorzenie części długu?
• Czy cena obejmuje etap sądowy i kontakt z komornikiem?

Ustal, kto kontaktuje się z klientem, aby różne osoby nie składały sprzecznych propozycji. Przekazuj firmie windykacyjnej informacje o wpłatach bezpośrednio na Twój rachunek.

Jak policzyć koszt firmy windykacyjnej?

Koszt windykacji porównuj z kwotą, która faktycznie zostanie w Twojej firmie. Sama wysokość prowizji nie pokazuje opłat dodatkowych.

Przykład (liczby poglądowe): Faktura wynosi 12 000 zł brutto. Firma windykacyjna pobiera opłatę początkową 200 zł brutto oraz prowizję brutto równą 10% odzyskanej kwoty. W wyniku działań klient wpłaca 8000 zł.

Stawki firm windykacyjnych są różne — to tylko model obliczeń. Przykład pomija odsetki i inne należności dodatkowe. Pokazuje przepływ gotówki, a nie wynik podatkowy.

Cennik windykacji online inFakt sp. z o.o. (Kaczmarski Inkasso) przewiduje prowizję wyłącznie od odzyskanych pieniędzy, bez opłat wstępnych. Dla należności powyżej 10 000 zł prowizja netto rośnie: od 7% (do 60 dni opóźnienia) do 13% (ponad 365 dni). Mniejsze należności mają wyższe prowizje; do kwot netto dochodzi VAT.

To przykład konstrukcji opłat jednej firmy, a nie stawka rynkowa ani punkt odniesienia. Inne firmy mogą liczyć inaczej.

Alternatywą dla zlecenia windykacji jest sprzedaż wierzytelności, czyli przeniesienie prawa do zapłaty na nabywcę. Porównaj proponowaną cenę z kosztami dalszej windykacji oraz ryzykiem braku wpłaty.

Co z podatkiem od niezapłaconej faktury?

Ulga na złe długi w VAT jest wyjątkiem wymagającym spełnienia warunków, a nie automatycznym skutkiem upływu 90 dni. Podatki rozliczaj równolegle do windykacji, a nie dopiero po jej zakończeniu.

Niezapłacona faktura a VAT — kiedy sprawdzić ulgę?

Ulga na złe długi pozwala skorygować rozliczenie VAT przy spełnieniu ustawowych warunków. Przewiduje ją ustawa o podatku od towarów i usług, art. 89a.

Warunkiem jest brak zapłaty i brak sprzedaży wierzytelności przez 90 dni od terminu płatności. Sprzedaż wierzytelności faktorowi, czyli firmie faktoringowej, wyklucza skorzystanie z ulgi przez pierwotnego wierzyciela w odniesieniu do tej wierzytelności.

Przed korektą sprawdź również pozostałe warunki ulgi i aktualne saldo. Przekaż księgowości informacje o częściowych wpłatach oraz zmianach dotyczących prawa do należności.

Przykład (liczby poglądowe): Faktura obejmuje 10 000 zł netto oraz 2300 zł VAT. Razem klient ma zapłacić: 10 000 zł + 2300 zł = 12 300 zł brutto.

Ulga dotyczy rozliczenia podatku, a nie odzyskania pieniędzy od klienta. Samo rozliczenie ulgi nie oznacza, że klient zapłacił fakturę.

Czy trzeba korygować koszty w PIT lub CIT?

W podatkach dochodowych też działa ulga na złe długi. PIT płacą osoby fizyczne, w tym właściciele jednoosobowych firm. CIT płacą osoby prawne, w tym spółki kapitałowe.

Korekta dotyczy podstawy, czyli kwoty, od której liczysz podatek. W CIT zmieniasz podstawę opodatkowania (ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, art. 18f ust. 1). W PIT zmieniasz podstawę obliczenia podatku (ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 26i ust. 1).

Jako sprzedawca możesz zmniejszyć podstawę o niezapłaconą i niesprzedaną należność, wcześniej ujętą jako przychód mimo braku wpłaty. Dłużnik zwiększa podstawę o niezapłacone zobowiązanie, które wcześniej zaliczył do kosztów podatkowych. Zmiany robisz w zeznaniu za rok podatkowy, w którym minęło 90 dni od terminu zapłaty z faktury lub umowy.

Szczegółowe warunki i rozliczenie potwierdź z księgowym lub doradcą podatkowym.

Co oznacza zgłoszenie niezapłaconej faktury do urzędu skarbowego?

Urząd skarbowy nie ściąga należności od Twojego klienta w ramach windykacji faktury. Kwestie podatkowe wiążą się z opisaną wyżej ulgą na złe długi w VAT i w podatkach dochodowych. Zgłoszenie niezapłaconej faktury do urzędu skarbowego nie zastępuje działań wobec kontrahenta.

Jak zapobiegać kolejnym niezapłaconym fakturom?

Ryzyko braku zapłaty ograniczysz przed przyjęciem zamówienia, a nie dopiero po terminie faktury. Połącz sprawdzenie klienta z zasadami płatności i limitem niezapłaconych należności.

W opisie KUKE S.A. umowę poprzedza pozytywna ocena wiarygodności klientów; składki są miesięczne lub kwartalne, a odszkodowanie wymaga nieskutecznej windykacji oraz spełnienia warunków ubezpieczenia.

Ogólne warunki ubezpieczenia kredytu kupieckiego Sopockiego Towarzystwa Ubezpieczeń Ergo Hestia S.A. z 2016 r. wymagają zgłoszenia ubezpieczycielowi określonych zdarzeń. Ubezpieczony musi niezwłocznie, najpóźniej w 14 dni, zgłosić m.in. wniosek o upadłość dłużnika albo wszczęcie egzekucji. Warunki innych polis mogą się różnić — zasady zgłaszania sprawdź w swojej umowie.

Ustal też maksymalną kwotę niezapłaconych zamówień dla danego klienta. Określ zasady dalszych dostaw po przekroczeniu tego poziomu. Przyjmuj nowe zlecenia z uwzględnieniem umowy i dotychczasowych płatności.

Przy usługach zadbaj o jasny zakres prac i potwierdzenie odbioru. Przy dostawach zachowuj dokumenty wydania oraz odbioru towaru.

Finansowanie przyszłych faktur i odzyskiwanie istniejącego długu pełnią różne funkcje — wyjaśnia to porównanie faktoring a windykacja.

Najczęściej zadawane pytania