Kompensata należności (potrącenie) — jak skompensować faktury, wzór i księgowanie

Kompensata należności pozwala rozliczyć wzajemne długi bez przelewu w części objętej potrąceniem. Możesz złożyć oświadczenie o potrąceniu albo uzgodnić kompensatę z kontrahentem. Poniżej znajdziesz zasady, wzory do skopiowania oraz przykład z kwotami.

Co to jest kompensata należności?

Kompensata należności to rozliczenie wzajemnych długów Twojej firmy i kontrahenta. Zamiast robić wzajemne przelewy, potrącacie należne sobie kwoty.

Prawo do żądania zapłaty to wierzytelność. Zobowiązanie to Twój dług wobec drugiej strony. Dla Ciebie to należność, dla kontrahenta dług — i odwrotnie.

Kompensata faktury — co to znaczy?

Kompensata faktury to rozliczenie należności z faktury z długiem wobec tego samego kontrahenta. Choć mówi się o kompensacie faktur, potrącasz długi, które z nich wynikają.

Zasada kompensaty jest prosta: wzajemne długi wygasają do wysokości niższego z nich. Jeśli kwoty są różne, pozostaje saldo, czyli różnica do zapłaty.

Czym różni się potrącenie ustawowe od kompensaty umownej?

Potrącenie ustawowe opiera się na warunkach z przepisów. Kompensata umowna wynika ze zgody stron na wspólne zasady rozliczeń.

Wymagalność oznacza, że nadszedł czas na zapłatę lub spełnienie innego obowiązku.

Kiedy można zrobić kompensatę, a kiedy jest wykluczona?

Potrącenie ustawowe ma warunki w art. 498 Kodeksu cywilnego. Przed wysłaniem pisma sprawdź więc kwoty, strony i terminy.

Sprawdź te warunki:

• Wzajemność: Ty i kontrahent macie wobec siebie długi.
• Przedmiot długu: obie należności dotyczą pieniędzy albo rzeczy tego samego rodzaju i jakości.
• Wymagalność: nadszedł czas, by spełnić oba świadczenia.
• Dochodzenie długu: obu należności można dochodzić przed sądem lub innym organem państwowym.

Jakie należności są wyłączone z potrącenia ustawowego?

Art. 505 Kodeksu cywilnego zabrania potrącać wskazane w nim należności. Są to:

• należności nieulegających zajęciu;
• należności o dostarczenie środków utrzymania;
• należności z czynów niedozwolonych;
• należności, dla których potrącenie wyłączają przepisy szczególne.

Przedawnienie ogranicza to, czy możesz zmusić dłużnika do spłaty. Przedawniony dług też można potrącić, jeśli nie był przedawniony, gdy potrącenie stało się możliwe (art. 502 Kodeksu cywilnego).

Przy takim rozliczeniu zbierz dane o terminach obu długów.

Jak obliczyć kwotę kompensaty i dopłatę?

Przy potrąceniu ustawowym rozliczasz kwotę niższej należności, a różnica pozostaje do zapłaty. Licz od kwot, które zostały do zapłaty.

Przykład (liczby poglądowe):

Firma A wystawiła firmie B fakturę na 12 000 zł brutto. Firma B wystawiła firmie A fakturę na 7 500 zł brutto. Terminy obu płatności już nadeszły.

Przyjmujemy brak wcześniejszych wpłat, odsetek i dodatkowych opłat. Strony rozliczają całą niższą należność.

Rachunek: 12 000 zł − 7 500 zł = 4 500 zł.

Firma B dopłaca firmie A 4 500 zł. W dokumencie kompensaty wskaż również termin i sposób dopłaty.

Jak udokumentować kompensatę?

Kompensatę opisz w oświadczeniu o potrąceniu albo w porozumieniu stron. Połącz dokument z konkretnymi długami i wskaż kwotę, która została do zapłaty.

Przy potrąceniu ustawowym oświadczenie składasz drugiej stronie (art. 499 Kodeksu cywilnego). Ma ono skutek wsteczny od chwili, gdy potrącenie stało się możliwe.

Dlatego odróżnij datę pisma od dnia, od którego działa potrącenie. Wyślij dokument drugiej stronie i zachowaj dowód, że go dostała.

Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) uznał, że unijna dyrektywa nie przeszkadza krajowym przepisom wyłączającym odsetki za opóźnienie i rekompensatę kosztów odzyskiwania należności. Chodzi o sytuację, gdy dłużnik zaspokoił należność oświadczeniem o potrąceniu złożonym po terminie płatności. Uzasadnieniem jest moc wsteczna potrącenia (wyrok z 18 grudnia 2025 r., C-481/24).

W dokumencie wskaż:

• pełne nazwy stron, adresy i NIP;
• z czego wynika dług, na przykład umowę i numer faktury;
• kwoty oraz walutę;
• terminy płatności;
• wcześniejsze wpłaty i korekty, jeśli były;
• kwotę objętą potrąceniem;
• saldo do zapłaty;
• dane osoby, która działa w imieniu firmy.

Kompensata faktury — wzór oświadczenia o potrąceniu wierzytelności

To ogólny wzór. Dopasuj go do swojej sprawy i wypełnij pola. Przed użyciem sprawdź opisane wcześniej warunki.

OŚWIADCZENIE O POTRĄCENIU WIERZYTELNOŚCI

Miejscowość i data: [uzupełnij]

Składający oświadczenie: [pełna nazwa firmy, adres, NIP]

Adresat: [pełna nazwa kontrahenta, adres, NIP]

Naszej firmie przysługuje wobec Państwa należność z tytułu [podstawa należności].

Dokument: [numer faktury lub innego dokumentu]
Kwota pozostająca do zapłaty: [kwota i waluta]
Termin płatności: [data]

Państwa firmie przysługuje wobec nas należność z tytułu [podstawa należności].

Dokument: [numer faktury lub innego dokumentu]
Kwota pozostająca do zapłaty: [kwota i waluta]
Termin płatności: [data]

Na podstawie art. 498 i 499 Kodeksu cywilnego potrącamy naszą opisaną należność z należnością Państwa firmy do kwoty [kwota i waluta].

Ze skutkiem od dnia: [data, od której potrącenie było możliwe].

Po potrąceniu do zapłaty pozostaje [kwota i waluta] przez [nazwa firmy] na rzecz [nazwa firmy].

Załączniki: [wykaz dokumentów]

Imię, nazwisko, funkcja i podpis osoby uprawnionej: [uzupełnij]

Kompensata wzajemnych należności — wzór porozumienia

W tym wzorze zapiszesz wspólne ustalenia stron. Wpisz to, co uzgodnicie: długi, kwotę, dzień rozliczeń i sposób dopłaty.

POROZUMIENIE KOMPENSACYJNE

Miejscowość i data: [uzupełnij]

Strona A: [pełna nazwa firmy, adres, NIP]

Strona B: [pełna nazwa firmy, adres, NIP]

Strony uzgadniają kompensatę poniższych należności.

Należność strony A wobec strony B:

• podstawa i numer dokumentu: [uzupełnij];
• aktualna kwota i waluta: [uzupełnij];
• termin płatności: [uzupełnij].

Należność strony B wobec strony A:

• podstawa i numer dokumentu: [uzupełnij];
• aktualna kwota i waluta: [uzupełnij];
• termin płatności: [uzupełnij].

Strony uzgadniają wzajemne umorzenie wskazanych należności do kwoty [kwota i waluta].

Uzgodniony dzień kompensaty: [data].

Pozostałe saldo wynosi [kwota i waluta].

Saldo zapłaci [strona] na rzecz [strona] w terminie [data], w sposób [uzupełnij].

Załączniki: [wykaz dokumentów]

Podpis osoby uprawnionej ze strony A: [uzupełnij]

Podpis osoby uprawnionej ze strony B: [uzupełnij]

Kompensata należności — wzór w DOC: jak go zapisać?

Skopiuj wybrany wzór do edytora tekstu. Uzupełnij pola i zapisz dokument jako DOC lub DOCX.

Przed wysyłką porównaj kwoty z zapisami w księgach. Usuń zbędne pola i dołącz listę faktur, jeśli rozliczasz ich więcej.

Faktura, kompensata a VAT — co sprawdzić przy dopłacie?

Kompensata to nie przelew, więc osobno sprawdź zasady dopłaty. Zasady przelewów opisuje poradnik faktoring a biała lista.

VAT to podatek od towarów i usług. Biała lista to wykaz rachunków kontrahentów. Split payment, czyli podzielona płatność, oznacza VAT płacony na osobny rachunek VAT.

Obowiązkowa podzielona płatność nie dotyczy kwot, które rozliczasz przez potrącenie (art. 108a ust. 1d ustawy o VAT).

Przy dopłacie możesz stracić część kosztu w podatkach dochodowych CIT i PIT. Te zasady dotyczą transakcji powyżej ustawowego progu z art. 19 Prawa przedsiębiorców.

Obejmują płatność:

• bez rachunku płatniczego;
• na rachunek dostawcy spoza białej listy;
• z pominięciem obowiązkowej podzielonej płatności.

Nie zaliczysz do kosztów tej części wydatku, której dotyczy naruszenie. Jeśli koszt już ujęto, zmniejsz koszty lub zwiększ przychody w miesiącu zlecenia takiego przelewu.

Kompensata należności — jak wygląda księgowanie?

W księgach zmniejszasz należność od kontrahenta i swój dług wobec niego o tę samą kwotę. Rozrachunki to zapisy o tym, kto komu jest winien pieniądze.

W przykładzie powyżej dług firmy A znika, a jej należność maleje o kwotę potrąconą. Sama kompensata nie rusza rachunku bankowego.

Połącz dokument kompensaty z zapisami konkretnych faktur. Zachowaj go wraz z tymi fakturami.

Skutki prawne, podatki i zapisy w księgach dla swojej sprawy potwierdź z księgowym lub doradcą.

Czy dłużnik może potrącić należność przekazaną faktorowi?

Dłużnik może potrącić własną należność od dostawcy także wobec faktora, czyli firmy, która finansuje faktury. Dotyczy to także czasu po zawiadomieniu o cesji, jeśli spełniasz warunki z art. 513 § 2 Kodeksu cywilnego.

Zakładamy, że to Ty kupujesz, a Twój dostawca przekazał fakturę faktorowi. Cesja wierzytelności oznacza, że prawo do zapłaty przechodzi na inny podmiot.

Przed wysłaniem dokumentu ustal:

• kiedy powstała Twoja należność wobec dostawcy;
• kiedy Twoja firma dostała zawiadomienie o cesji;
• kiedy nadszedł termin spłaty długu dostawcy wobec Ciebie;
• kiedy nadszedł termin spłaty długu wobec faktora.

Powstanie należności. Jeśli Twoja należność powstała dopiero po zawiadomieniu o cesji, nie możesz jej tak potrącić wobec faktora. Dotyczy to też cesji przyszłych wierzytelności, czyli praw do zapłaty, które dopiero powstaną.

Termin zapłaty. Termin spłaty długu dostawcy może nadejść już po zawiadomieniu o cesji. Musi jednak przypaść w tym samym czasie co termin spłaty długu wobec faktora lub wcześniej.

Sam zapis w umowie handlowej o prawie do „kompensat” nie daje osobnej podstawy, by ominąć ten warunek. Sąd Apelacyjny w Białymstoku uznał w sprawie I AGa 18/18, że kompensata po cesji nie wywołała skutków wobec faktora.

Sąd Najwyższy wskazał w uzasadnieniu uchwały, że oświadczenie o potrąceniu składa się faktorowi jako nabywcy. Był to pogląd z uzasadnienia, nie rozstrzygnięcie uchwały.

Najczęściej zadawane pytania