Wierzytelność i należność — co to jest, czym się różnią i jak je ewidencjonować

Wierzytelność to prawo żądania świadczenia, np. zapłaty lub dostawy towaru. Należność to kwota, którą firma ma dostać, pokazana w księgach. Przy sprzedaży z odroczoną płatnością pojęcia te zwykle dotyczą tego samego rozliczenia.

Co to jest wierzytelność i kto ją ma?

Wierzytelność to prawo wierzyciela do żądania określonego świadczenia od dłużnika (Kodeks cywilny, art. 353). Świadczenie oznacza to, co druga strona ma zrobić albo od czego ma się powstrzymać.

W praktyce wierzytelność może dotyczyć zapłaty, wydania zamówionego towaru albo przestrzegania uzgodnionego zakazu działania.

Jeśli Twoja firma wykonała usługę i ma otrzymać zapłatę, jesteś wierzycielem. Twój klient jest dłużnikiem. Określenie „dłużnik” nie oznacza jeszcze, że klient spóźnia się z płatnością.

Co to jest wierzytelność pieniężna?

Wierzytelność pieniężna to prawo żądania zapłaty określonej kwoty. Może dotyczyć zapłaty za usługę lub sprzedany towar.

Jakie są przykłady wierzytelności?

Przykładem wierzytelności jest prawo wykonawcy do zapłaty za wykonaną usługę. Wierzytelność może jednak dotyczyć również świadczenia innego niż pieniądze.

Czy wierzytelność to należność, zobowiązanie czy dług?

Wierzytelność i należność często dotyczą tej samej kwoty, ale opisują ją z różnych stron. Wierzytelność wskazuje prawo do świadczenia, a należność — kwotę, którą firma ma dostać, pokazaną w księgach.

Dla wierzyciela to prawo do zapłaty, a dla dłużnika — obowiązek zapłaty, czyli dług. To dwie strony tej samej relacji.

Kiedy powstaje wierzytelność i kiedy staje się wymagalna?

W firmie chodzi np. o prawo do zapłaty za wykonaną usługę.

Sprawdź przede wszystkim:

• co klient zamówił;
• czy zapłata wymaga odbioru prac lub spełnienia innego warunku;
• jaki termin płatności uzgodniono.

Wierzytelność wymagalna to taka, której spełnienia możesz już żądać. Przy fakturze z uzgodnionym terminem płatności chodzi o upływ tego terminu.

Osobną kwestią jest przedawnienie faktury, które wpływa na możliwość skutecznego dochodzenia zapłaty.

Co to znaczy należność i jak pokazać ją w bilansie?

Należność to kwota, którą klient lub inny podmiot ma zapłacić Twojej firmie. W księgach pokazuje pieniądze do otrzymania, a nie gotówkę już dostępną na rachunku.

Bilans przedstawia majątek firmy oraz źródła jego finansowania na określony dzień. Należności są w nim składnikiem aktywów, czyli majątku.

Czym różnią się należności krótkoterminowe i długoterminowe?

Podział na należności krótkoterminowe i długoterminowe służy prezentacji majątku w bilansie. Najprościej można opisać go przez czas oczekiwania na pieniądze.

O kwalifikację, ewidencję i wycenę konkretnej należności zapytaj księgowego.

Jak ewidencjonować należności i obliczyć ich saldo?

Należności zapisuj według kontrahenta, dokumentu i terminu płatności. Saldo należności to kwota pozostająca do rozliczenia po uwzględnieniu wpłat, korekt i innych zmian.

W ewidencji każdej należności uwzględnij:

• nazwę klienta;
• dokument będący podstawą rozliczenia;
• pierwotną kwotę;
• termin zapłaty;
• otrzymane wpłaty;
• korekty i inne rozliczenia;
• kwotę pozostałą do zapłaty;
• informację o sporze lub przekazaniu faktury do finansowania.

Poniższy przykład dotyczy firm prowadzących pełne księgi rachunkowe.

Jak wygląda przykładowy zapis faktury i częściowej wpłaty?

Przykład (liczby poglądowe):

Twoja firma wystawia fakturę na 10 000 zł, z terminem płatności 30 dni. Zakładamy sprzedaż zwolnioną z VAT, czyli podatku od towarów i usług. Klient wpłaca 4 000 zł przed terminem.

Pomijamy odsetki, korekty i finansowanie faktury.

Sprzedaż zwiększa należność od klienta i przychód. Wpłata 4 000 zł zwiększa środki na rachunku i zmniejsza należność o tę kwotę.

Saldo należności: 10 000 zł − 4 000 zł = 6 000 zł.

Jeśli obie firmy mają wzajemne kwoty do zapłaty, sprawdź możliwość ich rozliczenia przez kompensatę należności.

Jak wycenić należności sporne i nieściągalne?

Wycena należności powinna uwzględniać realną szansę odzyskania pieniędzy. Kwota widoczna na fakturze nie musi odpowiadać wartości, którą pokażesz w bilansie.

Należności wycenia się w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem zasady ostrożności i z wyjątkami przewidzianymi w ustawie. Taką wycenę przeprowadzasz co najmniej na dzień bilansowy (ustawa o rachunkowości, art. 28 ust. 1 pkt 7).

Należności sporne to kwoty, które klient kwestionuje. Ustawa wymienia też należności, których z dużym prawdopodobieństwem nie odzyskasz.

Czym jest odpis aktualizujący, czyli obniżenie wartości należności?

W sytuacjach wymienionych w przepisie wartość należności aktualizuje się odpisem, czyli obniżeniem ich wartości księgowej (art. 35b ust. 1).

Odpis obejmuje też należności od dłużników w likwidacji, upadłości lub objętych postępowaniem restrukturyzacyjnym, w części nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem.

Zachowaj dokumenty, które uzasadniają ocenę ryzyka i wysokość odpisu.

Co możesz zrobić z wierzytelnością?

Możesz dochodzić wierzytelności, sprzedać ją, sfinansować albo zabezpieczyć. Wybór zależy od tego, czy potrzebujesz wcześniejszej gotówki, czy rozwiązujesz problem z zapłatą.

Przeniesienie wierzytelności wraz z powiązanymi prawami, w tym zaległymi odsetkami, to cesja wierzytelności; Kodeks cywilny nazywa ją „przelewem” (art. 509). Wierzyciel może przenieść wierzytelność bez zgody dłużnika, chyba że sprzeciwia się temu ustawa, zastrzeżenie w umowie albo właściwość zobowiązania.

Na czym polega zabezpieczenie wierzytelności?

Zabezpieczenie wierzytelności ma zwiększyć szansę odzyskania pieniędzy, gdy klient nie zapłaci. Jego rodzaj i skutki zależą od umowy. Gwarancja lub inne zabezpieczenie może ograniczyć wysokość odpisu w sytuacjach wskazanych w przepisie.

Najczęściej zadawane pytania