Faktoring a biała lista VAT i split payment — na jaki rachunek płaci kontrahent?

Faktoring a biała lista: klient płaci na rachunek faktora, czyli firmy finansującej fakturę, po cesji — przekazaniu jej prawa do zapłaty. Przy transakcji między firmami powyżej 15 000 zł rachunek spoza wykazu w dniu zlecenia przelewu może zagrozić kosztom klienta i obciążyć go VAT-em sprzedawcy. Klienta chroni split payment albo zawiadomienie ZAW-NR w ciągu 7 dni od zlecenia pierwszego przelewu na ten rachunek.

Faktoring a biała lista — jak sprawdzić rachunek do zapłaty?

Klient sprawdza w wykazie dokładnie ten numer rachunku, który dostał od faktora. Dla sankcji podatkowych liczy się obecność rachunku w wykazie w dniu zlecenia przelewu.

Sprzedawca korzystający z finansowania to faktorant. Jego klient jest dłużnikiem, czyli podmiotem, który ma zapłacić fakturę. Faktor przejmuje prawo do tej zapłaty.

Biała lista to elektroniczny wykaz podmiotów, w tym podatników VAT, prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (art. 96b ustawy o podatku od towarów i usług). Obejmuje zgłoszone rachunki rozliczeniowe, potwierdzone w systemie STIR, przez który przekazywane są urzędowi informacje o rachunkach.

Przekaż klientowi krótką listę kontroli przed przelewem:

• sprawdź status VAT sprzedawcy;
• sprawdź w wykazie numer rachunku wskazany przez faktora;
• porównaj ten numer z instrukcją płatności;
• zachowaj wynik sprawdzenia razem z informacją o cesji.

Kiedy zagrożone są koszty podatkowe i rozliczenie VAT?

Chodzi o koszty i odpowiedzialność za VAT firmy, która płaci, czyli Twojego klienta. Sankcje za rachunek spoza wykazu dotyczą transakcji między przedsiębiorcami powyżej 15 000 zł. Próg dotyczy całej transakcji, niezależnie od liczby płatności (art. 19 ustawy — Prawo przedsiębiorców).

Zapłata za fakturę czynnego podatnika VAT na rachunek spoza wykazu może wyłączyć opłaconą część wydatku z kosztów podatkowych klienta. Koszt podatkowy to wydatek, który obniża dochód do opodatkowania.

Podstawą są art. 15d ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 22p ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. CIT to podatek dochodowy spółek, a PIT obejmuje między innymi osoby prowadzące jednoosobową działalność.

Jeśli klient już rozliczył wydatek, zmniejsza koszty w miesiącu zlecenia przelewu. Gdy nie może ich zmniejszyć, zwiększa przychody.

Nabywca może też odpowiadać za zaległy VAT sprzedawcy zarejestrowanego jako czynny podatnik VAT (Ordynacja podatkowa, art. 117ba). Chodzi o VAT przypadający na daną transakcję. To odpowiedzialność solidarna: urząd może żądać tej zaległości także od nabywcy.

Od tych skutków istnieją wyjątki, opisane dalej. Szersze zasady rozliczeń omawia poradnik faktoring a koszty uzyskania przychodu.

Co to jest numer rachunku bankowego faktora?

Numer rachunku bankowego faktora wskazuje konto, na które klient ma zapłacić należność objętą faktoringiem. Właścicielem tego rachunku może być faktor, choć fakturę wystawiła Twoja firma. Zmiana rachunku do zapłaty nie zmienia tego, kto sprzedał towar lub usługę.

Jak rachunek faktora trafia do wykazu?

Rachunek rozliczeniowy trafia do wykazu po zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym oraz potwierdzeniu przez STIR. Samo wpisanie numeru na fakturze nie zastępuje tych warunków.

Poproś faktora o dane potrzebne do kontroli:

• nazwę właściciela rachunku;
• jego NIP;
• dokładny numer rachunku do wpłaty;
• sposób sprawdzenia tego numeru w wykazie.

Jak sprawdzać rachunki wirtualne i faktoringowe?

Według interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) z 30.12.2019 r. rachunki wirtualne nie są rachunkami rozliczeniowymi, więc wykaz pokazuje tylko przypisany im rachunek rozliczeniowy. Organ dopuścił zachowanie kosztu w CIT, jeśli rachunek rozliczeniowy był w wykazie w dniu zlecenia przelewu, a płatnik miał dowody, że wpłata tam trafiła.

To interpretacja indywidualna dotycząca CIT konkretnego wnioskodawcy, nie ogólna zasada ani rozstrzygnięcie dotyczące wprost faktoringu.

Zapytaj faktora, do jakiego rachunku rozliczeniowego przypisano numer wirtualny; sprawdź ten rachunek w wykazie i zachowaj dowody, np. pisemną odpowiedź faktora.

Jeśli klient nie znajduje podanego numeru, prosi faktora o pisemne wyjaśnienie, jak go sprawdzić. Zachowuje odpowiedź i do czasu wyjaśnienia nie zleca przelewu.

Gdzie wpisać numer rachunku faktora na fakturze?

Numer rachunku faktora wpisz w czytelnej części dotyczącej płatności. Obok podaj nazwę odbiorcy pieniędzy i informację o cesji.

Dane Twojej firmy pozostaw w części przeznaczonej dla sprzedawcy. Faktora wskaż jako odbiorcę zapłaty. Dzięki temu klient łatwiej rozróżni dane faktury od danych przelewu.

Możesz zastosować taki układ:

Informacja o płatności
Należność z tej faktury została objęta cesją na rzecz: nazwa faktora.
Odbiorca zapłaty: nazwa faktora.
Rachunek do zapłaty: numer wskazany przez faktora.

Uzgodnij treść tej informacji z faktorem. Sprawdź zgodność numeru z zawiadomieniem o cesji. Gdy cesja nastąpiła po wystawieniu faktury, przekaż klientowi osobną, jednoznaczną instrukcję.

Przy zmianie numeru potwierdź ją znanym kanałem kontaktu. Sama wiadomość e-mail z nowym kontem może pochodzić od oszusta.

Pozostałe kwestie dotyczące dokumentu omawia poradnik faktura faktoringowa.

Czyj rachunek podać na fakturze?

Według opracowania Bartosza Nadry z 2019 roku zmiany dotyczące wykazu i podzielonej płatności najbardziej dotykały faktoringu cichego. Ich zakres zależał od rachunku na fakturze: faktora, faktoranta albo escrow (powierniczego). Autor wskazywał przy escrow ryzyko ujawnienia cesji cichej, braku możliwości sprawdzenia rachunku w wykazie i odrzucenia przelewu MPP.

Jak faktoring wpływa na mechanizm podzielonej płatności?

Faktoring zmienia odbiorcę zapłaty, ale nie znosi obowiązkowego split payment. Klient nadal rozlicza zakup udokumentowany fakturą sprzedawcy.

W MPP bank rozdziela zapłatę na kwotę netto i VAT. Netto trafia na rachunek rozliczeniowy faktora, a podatek na powiązany rachunek VAT. Rachunek VAT to osobne konto, na które trafia podatek z płatności MPP.

Kiedy split payment jest obowiązkowy?

Obowiązkowy MPP dotyczy zapłaty za towary lub usługi z załącznika nr 15, gdy faktura przekracza 15 000 zł brutto. Wynika to z art. 108a ust. 1a ustawy o VAT. Załącznik zawiera listę towarów i usług objętych tym obowiązkiem.

Klient powinien sprawdzić wartość całej faktury oraz to, czy kupowana pozycja jest na tej liście. Przy fakturze mieszanej obowiązek dotyczy zapłaty za pozycje objęte wskazanym załącznikiem.

Próg MPP odnosi się do kwoty całej faktury. Próg płatności przez rachunek odnosi się natomiast do wartości transakcji. Te zasady mogą więc dać różne wyniki przy zakupie rozliczanym kilkoma fakturami.

Czyj NIP wpisać w komunikacie split payment?

Twój klient wpisuje w komunikacie split payment NIP sprzedawcy z faktury, a nie NIP faktora.

Komunikat zawiera kwotę brutto, kwotę VAT, numer faktury oraz NIP dostawcy (art. 108a ust. 3 ustawy o VAT). Płatność MPP odbywa się w złotych polskich.

Przed zatwierdzeniem przelewu klient porównuje:

• rachunek odbiorcy z instrukcją faktora;
• NIP dostawcy z danymi sprzedawcy na fakturze;
• kwoty przelewu z zakresem opłacanej należności.

Zasady dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) omawia poradnik faktoring a KSeF. Obowiązek MPP i komunikatu STIR, czyli komunikatu przelewu przekazywanego przez bank, w nowym reżimie KSeF odroczono do płatności od 1 stycznia 2027 r..

Jak wygląda zapłata na rachunek faktora w praktyce?

Przykład (liczby poglądowe):

Sprzedawca wystawia fakturę na 20 000 zł netto. Przyjmujemy VAT 23% i termin zapłaty 30 dni. Pomijamy zaliczkę faktoringową oraz opłaty za finansowanie.

Zakładamy, że cała sprzedaż wymaga MPP. Klient otrzymał poprawną instrukcję zapłaty na rachunek faktora.

Klient zleca przelew MPP na 24 600 zł. W polu VAT wpisuje 4 600 zł. Podaje rachunek faktora i NIP sprzedawcy.

Bank kieruje 20 000 zł na rachunek rozliczeniowy faktora. Kwota 4 600 zł trafia na powiązany rachunek VAT. Faktor może przekazać VAT dalej, na rachunek VAT podmiotu wskazanego w umowie nabycia należności.

Co zrobić, jeśli rachunku faktora nie ma w wykazie?

Brak rachunku w wykazie nie oznacza automatycznie utraty kosztu przez klienta. Przepisy przewidują ochronę przez MPP, zawiadomienie ZAW-NR oraz wyjątek dla określonych rachunków banków i kas. Jako sprzedawca przekaż klientowi numer rachunku i wyjaśnienia faktora.

Kiedy pomaga MPP?

Zapłata przez MPP wyłącza sankcje podatkowe wynikające z samego braku rachunku w wykazie. Obejmuje to zarówno koszty podatkowe klienta, jak i jego odpowiedzialność za VAT sprzedawcy.

Klient powinien zachować potwierdzenie wykonanego przelewu.

Kiedy złożyć ZAW-NR?

ZAW-NR to zawiadomienie urzędu skarbowego o zapłacie na rachunek spoza wykazu. Pozwala zachować ochronę przed sankcjami dotyczącymi białej listy.

Składa je płacący, czyli Twój klient, do swojego naczelnika urzędu skarbowego. Ma na to 7 dni od zlecenia pierwszego przelewu na dany rachunek.

Zawiadomienie obejmuje dane płacącego i wystawcy faktury, numer rachunku, zapłaconą kwotę oraz dzień zlecenia przelewu. Przekaż klientowi swoje dane jako wystawcy faktury, odrębnie od danych faktora.

ZAW-NR chroni w sprawie rachunku spoza wykazu, ale nie zastępuje wymaganego MPP. Obecność rachunku na białej liście także nie zwalnia z obowiązkowej podzielonej płatności.

Kto jeszcze odpowiada za przelew na rachunek spoza wykazu?

Podatnik, który zgodnie z umową pobiera i przekazuje dostawcy zapłatę od nabywcy, odpowiada solidarnie za zaległy VAT dostawcy po przelewie na rachunek spoza wykazu. Chronią go te same wyjątki: MPP, ZAW-NR oraz określone rachunki banków i kas. To, czy zwykły faktoring podlega tej zasadzie, zależy od umowy — poradnik tego nie rozstrzyga.

Kiedy działa wyjątek dla rachunku banku?

Szczególny wyjątek obejmuje rachunki banków oraz spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych służące do rozliczania nabytych należności. Obejmuje także rachunek, którym bank lub kasa pobiera należność od nabywcy i przekazuje ją dostawcy.

Bank, kasa albo wystawca faktury muszą przekazać płacącemu informację o takim charakterze rachunku wraz z jego numerem. Poproś o pisemną informację i przekaż ją klientowi.

Wyjątek dotyczy rachunku samego banku lub kasy, a nie każdego rachunku prowadzonego przez bank. Konto pozabankowej firmy faktoringowej nie korzysta z niego tylko dlatego, że obsługuje faktoring.

Jak faktor rozlicza VAT otrzymany w podzielonej płatności?

Faktor może wyłączyć swoją odpowiedzialność solidarną za nierozliczony VAT, jeśli przekaże podatek na rachunek VAT podmiotu wskazanego w umowie nabycia wierzytelności. Wierzytelność to prawo do otrzymania zapłaty. Odpowiedzialność solidarna oznacza, że urząd może żądać zaległego VAT sprzedawcy także od faktora.

To odrębna kwestia od ochrony klienta płacącego na rachunek spoza białej listy. Takie wyłączenie odpowiedzialności opisuje art. 108a ust. 6 pkt 3 ustawy o VAT.

Przekazanie środków w tym modelu umożliwia także art. 62b ust. 2 pkt 4a ustawy — Prawo bankowe.

Czy faktor może przekazać tylko część VAT?

W interpretacji indywidualnej z sierpnia 2018 roku Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wymagał przekazania pełnego VAT z faktury. Niższa cena zakupu należności nie uzasadniała proporcjonalnego zmniejszenia przekazywanego podatku.

Interpretacja dotyczy konkretnego wnioskodawcy, nie jest ogólnym przepisem. Pochodzi sprzed lipca 2023 roku, gdy do art. 108a ust. 6 dodano pkt 3 dotyczący cesji i faktoringu.

Przy własnej umowie ustal z faktorem:

• komu przekaże środki z rachunku VAT;
• jak powiąże przelew z opłacaną fakturą;
• jak rozliczy otrzymany VAT względem wypłaconego finansowania;
• jak udokumentuje to rozliczenie dla Twojej firmy.

Faktoring odwrotny a split payment — czy coś się zmienia?

Faktoring odwrotny polega na finansowaniu zakupów: faktor płaci dostawcy, a Twoja firma rozlicza się później z faktorem.

Także tutaj MPP jest obowiązkowy przy zakupie pozycji z załącznika nr 15, gdy faktura przekracza 15 000 zł brutto. W komunikacie podajesz NIP dostawcy z faktury zakupowej, niezależnie od nazwy produktu finansowego.

Ten poradnik nie rozstrzyga, kto w tym modelu formalnie zleca przelew do dostawcy. Zależy to od umowy, więc ustal to z faktorem i księgowym.

Co powinien zrobić faktorant, dłużnik i faktor?

Podziel zadania według tego, kto przekazuje instrukcję, zleca przelew i odbiera pieniądze.

Przekaż księgowemu umowę faktoringową, fakturę, instrukcję płatności i wynik sprawdzenia rachunku.

Najczęściej zadawane pytania