Faktoring a windykacja — czym się różnią i co wybrać przy niezapłaconych fakturach

Faktoring zwykle zapewnia gotówkę przed terminem płatności, a windykacja pomaga odzyskać zaległą zapłatę. W porównaniu „faktoring a windykacja” liczy się więc cel: wcześniejsza gotówka czy odzyskanie długu. Jeśli faktura była już finansowana, dalsze działania ustalasz z faktorem, czyli firmą faktoringową.

Faktoring a windykacja — czym różnią się te usługi?

Windykacja to odzyskiwanie pieniędzy po terminie płatności. Może być częścią faktoringu: faktor wypłaca pieniądze, a później pilnuje rozliczenia faktury.

Należność, nazywana też wierzytelnością, to kwota, którą klient powinien Ci zapłacić. W faktoringu otrzymujesz pieniądze od faktora. Przy zleceniu windykacji celem jest wpłata od dłużnika, czyli klienta, który nie zapłacił.

EU Federation for Factoring and Commercial Finance (EUF) w opracowaniu z 2019 roku opisuje faktoring jako przekazanie faktur faktorowi w zamian za usługi. Umowa obejmuje jedną lub kilka funkcji: finansowanie, obsługę należności, w tym windykację, oraz ochronę kredytową. Ta ostatnia oznacza przejęcie ryzyka niewypłacalności klienta, czyli sytuacji, gdy nie może zapłacić.

Zakres konkretnej usługi sprawdzisz w umowie.

Faktoring zwykle wymaga przeniesienia prawa do otrzymania zapłaty na faktora, czyli cesji — przelewu wierzytelności. Co do zasady zgoda dłużnika nie jest potrzebna, chyba że przeszkodą jest ustawa, zapis umowy lub charakter zobowiązania (Kodeks cywilny, art. 509). Z należnością przechodzą związane z nią prawa, w tym zaległe odsetki.

Po jakim czasie wchodzi windykacja?

Windykacja dotyczy długu, którego termin zapłaty już minął. Moment przekazania sprawy zewnętrznej firmie ustala wierzyciel, czyli podmiot oczekujący zapłaty.

Przypomnienie wysłane przed terminem to jeszcze pilnowanie płatności. Po terminie celem kontaktu staje się odzyskanie zaległej kwoty. Harmonogram działań może wynikać z umowy faktoringowej lub zlecenia windykacji.

Gdy termin nie został ustalony ani nie wynika z charakteru zobowiązania, klient powinien zapłacić niezwłocznie po wezwaniu (art. 455). Dlatego sprawdź warunki zapłaty w umowie, zamiast kierować się wyłącznie datą wystawienia faktury.

Za czas opóźnienia wierzyciel może żądać odsetek, nawet jeśli nie poniósł szkody (art. 481 § 1). Odsetki są jednak czymś innym niż wynagrodzenie firmy windykacyjnej.

Roszczenia związane z działalnością gospodarczą zasadniczo przedawniają się po trzech latach, z końcem roku kalendarzowego (Kodeks cywilny, art. 118).

Wpis do biura informacji gospodarczej, czyli rejestru dłużników, wymaga spełnienia ustawowych warunków. Dla dłużnika niebędącego konsumentem określa je art. 15 ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych. Wierzyciel musi spełnić wszystkie poniższe warunki:

• Łączna kwota zobowiązań, których termin zapłaty minął, wynosi co najmniej 500 zł.
• Od terminu ich zapłaty minęło co najmniej 30 dni.
• Od wysłania listem poleconym lub doręczenia wezwania z ostrzeżeniem o zamiarze wpisu upłynął co najmniej miesiąc.

Te terminy dotyczą wpisu do rejestru, a nie samego rozpoczęcia windykacji.

Monografia Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu (2023, cytowane dane z 2015) podaje szanse odzyskania długu: około 84% do 30 dni opóźnienia, około 50% przy 91–180 dniach. To dane historyczne, a nie prognoza dla Twojej faktury.

Jeśli korzystasz z faktoringu, zapytaj o moment pierwszego kontaktu z klientem. Ustal też, kiedy sprawa trafia do obsługi prawnej i kto zatwierdza ten krok. Dzięki temu unikniesz równoległych, sprzecznych ustaleń z klientem.

Szerszy plan działań znajdziesz w poradniku niezapłacona faktura — co zrobić.

Kto prowadzi windykację w faktoringu i kto za nią płaci?

Windykacja może być częścią obsługi należności w faktoringu. Czy windykacja wchodzi w zakres usługi, kto ją prowadzi i kto płaci, wynika z umowy. Zasady dochodzenia kosztów od dłużnika opisujemy w dalszej sekcji.

Zapytaj osobno: kto dzwoni do klienta i kto bierze ryzyko. Ochrona kredytowa, czyli przejęcie ryzyka niewypłacalności klienta, jest osobną funkcją faktoringu, której umowa nie musi obejmować. Sama informacja „prowadzimy windykację” nie oznacza więc przejęcia ryzyka braku zapłaty.

Co sprawdzić w zakresie obsługi?

Umowa powinna odpowiadać na pytania:

• Kto wysyła przypomnienia i prowadzi rozmowy z klientem?
• Czy obsługa zaległości mieści się w podstawowej opłacie?
• Jakie działania wymagają dodatkowej zapłaty?
• Czy umowa obejmuje przejęcie ryzyka braku zapłaty?
• Kto zatwierdza ugodę lub rozłożenie długu na raty?
• Kto zleca sprawę prawnikowi i pokrywa jego wynagrodzenie?
• Jak otrzymasz informacje o wpłatach i stanie sprawy?

Twoja firma może płacić za obsługę w ramach pakietu albo osobno. Zapytaj, czy po opóźnieniu klienta nadal rośnie koszt finansowania.

Co zmienia ochrona przed brakiem zapłaty?

Jeśli chcesz ograniczyć ryzyko straty, sprawdź faktoring pełny. Przy porównaniu ofert pytaj o zakres ochrony i jej ograniczenia.

KUKE S.A. opisuje wypłatę odszkodowania dopiero po bezskutecznej windykacji, jeśli spełniono warunki ubezpieczenia.

Osobny temat to ubezpieczenie należności.

Ile prowizji bierze firma windykacyjna?

Prowizję firmy windykacyjnej określa oferta i umowa, a nie wspólna stawka dla całego rynku. Porównuj kwotę, która zostanie w Twojej firmie po rozliczeniu wszystkich opłat.

Przykład jednej oferty: windykacja online w aplikacji inFakt, realizowana przez Kaczmarski Inkasso. Zlecenie nie wymaga opłat wstępnych, a prowizję płacisz tylko od odzyskanych pieniędzy.

Poniższe stawki dotyczą prowizji netto od odzyskanej kwoty.

Minimalna prowizja wynosi 50 zł netto. Dla zleceń przedawnionych lub starszych niż 730 dni przewidziano prowizję 18%. Do prowizji dolicza się VAT, czyli podatek od towarów i usług.

Podstawą ustalenia prowizji jest najstarsza należność w zleceniu, a wiążące ceny określa umowa. To jeden cennik, a inne firmy mogą liczyć opłaty inaczej. Porównując oferty, pytaj o progi kwotowe i wiek długu.

Sama informacja „płatność za sukces” to za mało. Umowa powinna wyjaśniać, co oznacza sukces i od jakiej kwoty liczy się wynagrodzenie. Znaczenie ma też to, kiedy musisz zapłacić.

Przed zleceniem sprawy zapytaj:

• Czy prowizja obejmuje tylko odzyskany dług, czy również odsetki i inne wpłaty?
• Jak firma rozlicza częściową spłatę?
• Czy zapłacisz prowizję, gdy klient przeleje pieniądze bezpośrednio Tobie?
• Czy są opłaty należne mimo braku odzyskanych pieniędzy?
• Czy podana cena zawiera podatek od usługi?
• Czy obsługa sądowa i prawna wymaga osobnego budżetu?
• Jak wygląda rozliczenie po zakończeniu współpracy?

Kosztorys powinien też pokazać rozliczenie przy częściowej spłacie. Taki wariant pokazuje więcej niż kalkulacja zakładająca pełny sukces.

Jak porównać koszt na przykładzie?

Przykład (liczby poglądowe):

Porównujemy fakturę na 20 000 zł z terminem płatności 30 dni. W wariancie faktoringowym finansowanie uruchamiamy przed terminem, na cały ten okres. W wariancie windykacyjnym zlecamy odzyskanie długu po terminie.

Przyjmujemy następujące założenia:

Pomijamy podatek od usług, odsetki i koszty sądu. Opłatę faktora potrącamy z końcowego rozliczenia.

Faktoring:

• Wcześniejsza wypłata: 20 000 zł × 90% = 18 000 zł.
• Opłata: 20 000 zł × 2% = 400 zł.
• Dopłata po zapłacie klienta: 20 000 zł − 18 000 zł − 400 zł = 1 600 zł.
• Łącznie Twoja firma otrzymuje: 18 000 zł + 1 600 zł = 19 600 zł.

Windykacja:

• Odzyskana kwota: 20 000 zł.
• Prowizja: 20 000 zł × 10% = 2 000 zł.
• Po prowizji Twojej firmie zostaje: 20 000 zł − 2 000 zł = 18 000 zł.

Stawki w przykładzie są wymyślone na potrzeby rachunku i nie opisują cen na rynku. Nie pozwalają też ocenić, co jest tańsze: faktoring i windykacja dotyczą innych sytuacji.

Faktoring daje wcześniejszą gotówkę. Windykacja dotyczy już istniejącego opóźnienia, a odzyskanie całego długu było tutaj założeniem.

Jak działa windykacja na koszt dłużnika?

Wierzyciel może żądać od dłużnika zwrotu kosztów odzyskiwania należności. Trzeba jednak oddzielić wynagrodzenie windykatora od kwoty, której możesz żądać od klienta.

Podstawę daje art. 10 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Rekompensata przysługuje od transakcji handlowej w rozumieniu tej ustawy. Należy się bez wezwania, od uzyskania prawa do odsetek wskazanych w tej ustawie.

Rekompensata to określona kwota na pokrycie kosztów odzyskania należności. Jej wysokość zależy od wartości świadczenia pieniężnego, czyli należnej zapłaty.

Kwotę przelicz według średniego kursu euro Narodowego Banku Polskiego (NBP) z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym przypadał termin zapłaty.

Ponad rekompensatę możesz dochodzić poniesionych kosztów odzyskiwania należności, w uzasadnionej wysokości.

Przykład procedury jednej firmy przedstawia opis windykacji online inFakt. Po opłaceniu faktury prowizyjnej wierzyciel może obciążyć dłużnika notą, czyli dokumentem z żądaną kwotą. Nota opiewa na równowartość opłaconej faktury prowizyjnej, przy minimum 40 euro.

Jeśli dłużnik nie zapłaci, Kaczmarski Inkasso prowadzi windykację tej noty bezpłatnie. Opis tej procedury nie jest gwarancją, że dłużnik zwróci całość kosztów.

Zachowaj umowę, rozliczenie usługi i dokumenty pokazujące podjęte działania. Pomogą wyjaśnić, z czego wynika żądana kwota.

Zapis „na koszt dłużnika” sam nie rozstrzyga, kiedy Ty płacisz firmie windykacyjnej. Sprawdź, kto pokrywa wynagrodzenie, jeśli klient zwróci tylko część kosztów.

Roszczenia o rekompensatę nie można przenieść na inny podmiot. Przy faktoringu ustal więc osobno, kto dochodzi należności głównej, odsetek oraz rekompensaty.

Co wybrać w zależności od sytuacji?

Wybierz faktoring, gdy potrzebujesz pieniędzy przed terminem, a windykację, gdy chcesz odzyskać zaległą zapłatę. Jeśli faktura jest już u faktora, zacznij od ustalenia dalszej obsługi w ramach zawartej umowy.

Faktoring zwykle dotyczy faktur przed terminem; o przyjęcie faktur po terminie zapytaj faktora. Przy zaległych fakturach osobnym rozwiązaniem jest sprzedaż wierzytelności, czyli uzyskanie ceny za sprzedaną wierzytelność zamiast czekania na wynik windykacji.

Przed wyborem porównaj przepływ pieniędzy i obowiązki stron. Opis usługi powinien pokazywać, kiedy dostaniesz środki, kto kontaktuje się z klientem i jakie opłaty poniesiesz. Sama nazwa usługi nie zastąpi tych ustaleń.

Najczęściej zadawane pytania