Zatory płatnicze — ustawa, sprawozdanie z terminów zapłaty i jak się chronić

Zatory płatnicze powstają, gdy brak zapłaty od klientów utrudnia firmie regulowanie własnych rachunków. Obowiązek raportowania terminów zapłaty dotyczy wybranych podmiotów, a nie każdej firmy z zaległymi fakturami.

Co to są zatory płatnicze?

Zator płatniczy to sytuacja, w której opóźniona zapłata utrudnia kolejne płatności między firmami. Twój klient nie płaci, więc brakuje Ci pieniędzy dla dostawcy. Dostawca może przez to opóźnić zapłatę własnym partnerom.

Firma może wykazywać zysk, a jednocześnie mieć puste konto. Przychód ze sprzedaży nie oznacza bowiem, że pieniądze już wpłynęły.

Ustawa posługuje się pojęciem „nadmiernego opóźniania się ze spełnianiem świadczeń pieniężnych”. Chodzi o niezapłacone w terminie kwoty oraz płatności dokonane z opóźnieniem. Dla sankcji ważna jest ich łączna wartość w badanym okresie.

Jak duża jest skala problemu w Polsce?

Według EU Payment Observatory opóźnień między firmami doświadczyło w 2024 roku 65% firm w Polsce — najwięcej w Unii Europejskiej. To wynik badania firm, nie udział niezapłaconych faktur.

W ramach nadzoru za 2024 rok UOKiK wykazał 93,3 mln zł płatności objętych stwierdzonym nadmiernym opóźnieniem. Nie jest to wycena wszystkich zatorów w gospodarce.

Jaka ustawa reguluje zatory płatnicze?

Podstawą jest ustawa z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Określenie „ustawa o zatorach płatniczych” to jej potoczna nazwa.

Transakcja handlowa oznacza umowę o odpłatną dostawę towaru lub świadczenie usługi, zawieraną w związku z działalnością stron objętych ustawą (art. 4 pkt 1). Dla właściciela firmy będzie to na przykład sprzedaż materiałów innemu przedsiębiorcy.

Główne założenia ustawy to:

• ograniczenie zbyt długiego oczekiwania na zapłatę;
• prawo wierzyciela do odsetek i zwrotu kosztów odzyskania pieniędzy;
• raportowanie praktyk płatniczych przez wybrane podmioty;
• sankcje za nadmierne opóźnienia.

Wierzyciel to osoba lub firma, której należy się zapłata. Dłużnik ma obowiązek ją przekazać.

Umowa nie może skutecznie wyłączyć ustawowych praw wierzyciela, w tym prawa do odsetek i rekompensaty (art. 13). Sprawdź więc datę przelewu oraz zapisy ograniczające Twoje uprawnienia.

Kto musi złożyć sprawozdanie o zatorach płatniczych w 2026 roku?

Obowiązek dotyczy określonych firm, których dane podatkowe państwo publikuje (art. 27b ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych). Sprawozdanie w 2026 roku składają firmy z tej grupy, których dane opublikowano w 2025 roku w ustawowym terminie.

Samo posiadanie zaległych faktur nie tworzy obowiązku raportowania. Obowiązku nie mają publiczne podmioty lecznicze ani podmioty wymienione w ustawie o działalności leczniczej.

Za przekazanie sprawozdania w terminie odpowiada kierownik podmiotu (art. 13a ust. 3). Kierownikiem jest członek zarządu lub innego organu zarządzającego albo osoba pełniąca funkcję takiego organu. Gdy organu nie ma, kierownikiem jest osoba zarządzająca działalnością podmiotu.

W spółce komandytowo-akcyjnej i komandytowej kierownikiem jest komplementariusz prowadzący sprawy spółki, a w jawnej — wspólnik prowadzący jej sprawy. Za kierownika uznaje się też likwidatora, syndyka oraz zarządcę ustanowionego w postępowaniu restrukturyzacyjnym.

Kim jest duży przedsiębiorca w rozumieniu ustawy?

Duży przedsiębiorca to firma, która nie spełnia warunków uznania za mikro-, małego albo średniego przedsiębiorcę (art. 4 pkt 6). Gdy kupuje od takiego mniejszego dostawcy, obowiązuje go limit zapłaty 60 dni od doręczenia faktury.

Jak raportować zatory płatnicze i złożyć sprawozdanie?

Firma objęta obowiązkiem musiała przekazać sprawozdanie za 2025 rok elektronicznie do 30 kwietnia 2026 roku (art. 13a ust. 1). Adresatem jest minister właściwy do spraw gospodarki.

Sprawozdanie dotyczy stosowanych terminów zapłaty w transakcjach handlowych. Nie jest zgłoszeniem konkretnego klienta, który zalega z przelewem.

Sprawozdanie zawiera nazwę firmy i NIP (art. 13a ust. 4). Kwoty podajesz w złotych. Wykazujesz też poniższe dane za poprzedni rok kalendarzowy.

• Wartość płatności otrzymanych i dokonanych w terminie określonym w umowie.
• Wartość płatności nieotrzymanych i niezapłaconych w terminie umownym, osobno według opóźnień: do 5 dni, 6–30 dni, 31–60 dni, 61–120 dni i ponad 120 dni.
• Udział procentowy kwot nieotrzymanych w terminie, z każdego przedziału, w całkowitej wartości płatności należnych firmie.
• Udział procentowy kwot niezapłaconych w terminie, z każdego przedziału, w całkowitej wartości płatności, które firma miała obowiązek zrealizować.

Sprawozdanie przekazujesz ministrowi właściwemu do spraw gospodarki (art. 13a ust. 6). Korzystasz z formularzy elektronicznych w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP), na stronie urzędu obsługującego tego ministra. Możesz też przekazać je przez elektroniczną platformę usług administracji publicznej.

Kiedy UOKiK może ukarać firmę za zatory płatnicze?

Ustawowy próg wynosi co najmniej 2 000 000 zł opóźnionych płatności w okresie 3 kolejnych miesięcy (art. 13b ust. 2). Chodzi o sumę opóźnionych płatności jednego dłużnika w tych 3 miesiącach, a nie o pojedynczą fakturę. Liczą się zarówno kwoty nadal niezapłacone po terminie, jak i zapłacone z opóźnieniem.

Zakaz dotyczy podmiotów objętych ustawą, które nie są podmiotami publicznymi. Nie ogranicza się do firm zobowiązanych do składania sprawozdań.

Przy ustalaniu skali opóźnień urząd pomija trzy rodzaje płatności:

• płatności, których termin upłynął wcześniej niż 2 lata przed wszczęciem postępowania;
• płatności z transakcji wyłącznie między podmiotami tej samej grupy kapitałowej;
• płatności z transakcji w zakresie działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej.

Zawiadomienie o podejrzeniu nadmiernych opóźnień może złożyć każdy (art. 13d).

Ile może wynieść kara?

Maksymalna kara rośnie wraz z długością opóźnienia płatności (art. 13v). Kara może wynieść co najwyżej 1% wartości płatności opóźnionych do 30 dni, a przy najdłuższych opóźnieniach co najwyżej 24%.

To górne granice, a nie stała stawka dla każdej faktury.

Jakie kary nałożył UOKiK za zatory płatnicze?

W 2024 roku Prezes UOKiK nałożył na Hitachi Energy Poland sp. z o.o. karę blisko 767 tys. zł. Sprawozdanie urzędu opisuje decyzję DPZ-1/2024 jako nieprawomocną.

W tym samym roku urząd wszczął 31 nowych postępowań dotyczących zatorów i wydał jedną decyzję z karą.

W 2025 roku Prezes UOKiK wszczął 20 nowych postępowań dotyczących zatorów i wydał 33 decyzje. Wśród nich 29 stwierdzało nadmierne opóźnianie i nakładało karę, a 4 umarzały postępowanie. Według portalu branżowego FOCUS ON Business łączna kwota kar w 2025 roku przekroczyła 10 mln zł.

Wśród 29 decyzji z karami z 2025 roku najwięcej dotyczyło dłużników z branży motoryzacyjnej — 7. Po 4 decyzje dotyczyły dłużników z branży maszynowej i spożywczej, a po 3 — elektroenergetycznej i budowlanej. Dłużników z branż papierniczej, kosmetycznej, farmaceutycznej, transportu, spedycji i logistyki oraz hutniczej dotyczyło po 1–2 decyzje.

Jakie są maksymalne terminy zapłaty między firmami?

Limit to 60 dni od doręczenia faktury, chyba że strony wyraźnie uzgodnią w umowie dłuższy termin, który nie jest rażąco nieuczciwy wobec wierzyciela. Gdy duża firma płaci mikro-, małej lub średniej firmie, termin płatności faktury nie może przekroczyć 60 dni (art. 7 ust. 2a).

Jak chronić firmę przed zatorem płatniczym?

Ochronę zacznij przed sprzedażą: sprawdź klienta, ustal zasady zapłaty i pilnuj dokumentów. Po terminie przypomnij o płatności i sprawdź, które z poniższych narzędzi ma sens.

• Odsetki: odsetki za opóźnienie przysługują bez wezwania, gdy wykonasz swoją część umowy, a klient nie zapłaci w terminie.
• Koszty odzyskania pieniędzy: po uzyskaniu prawa do odsetek przysługuje rekompensata 40 euro, gdy należność nie przekracza 5000 zł (art. 10). Przy większych należnościach rekompensata wynosi 70 albo 100 euro.
• Wezwanie: jeśli problemem jest niezapłacona faktura, wyślij wezwanie z kwotą, terminem wpłaty i numerem konta.
• Faktoring: wcześniejsza wypłata za fakturę przez firmę finansującą może wspierać płynność finansową, czyli zdolność do bieżącego opłacania rachunków.
• Polisa: ubezpieczenie należności może ograniczyć stratę z braku zapłaty, w zakresie określonym w umowie.

Ustal też, kto w firmie kontroluje wpływy i kontaktuje się z klientem. Zapisuj ustalenia dotyczące zapłaty. Przed kolejną dostawą sprawdzaj łączną kwotę otwartych należności.

Jak opóźniona faktura tworzy brak gotówki?

Opóźniony wpływ może zablokować płatności, nawet gdy sprzedaż przynosi zysk.

Przykład (liczby poglądowe):

Wystawiasz fakturę na 30 000 zł brutto z terminem zapłaty 30 dni. Klient płaci 20 dni po terminie.

Zanim otrzymasz te 30 000 zł, musisz opłacić rachunki na 20 000 zł. Na koncie masz 8000 zł.

Brakująca gotówka wynosi:

20 000 zł − 8000 zł = 12 000 zł.

Musisz pokryć lukę 12 000 zł, zanim klient zapłaci spóźnioną fakturę. Przykład pomija podatki i koszty ewentualnego finansowania.

Porównuj daty spodziewanych wpływów z datami własnych płatności, zamiast patrzeć wyłącznie na wartość sprzedaży.

Jak zatory płatnicze łączą się z ulgą na złe długi?

Ulga na złe długi pozwala w określonych warunkach odzyskać podatek zapłacony od faktury, za którą klient nie zapłacił. Warunki i terminy sprawdź osobno dla podatku dochodowego od osób prawnych (CIT) oraz podatku od towarów i usług (VAT).

Obowiązek raportowania oraz warunki i terminy ulgi potwierdź z księgowym.

Najczęściej zadawane pytania