Faktoring samorządowy, zamówieniowy i kontraktowy — finansowanie kontraktów publicznych

Faktoring samorządowy pozwala Twojej firmie otrzymać pieniądze przed zapłatą gminy lub innej jednostki samorządu terytorialnego (JST). Sprawdź, kto ma Ci zapłacić, kiedy ruszą wypłaty i jakie zgody są potrzebne. W umowie i dokumentach zamówienia poszukaj zapisów o przeniesieniu prawa do zapłaty.

Jak działa faktoring samorządowy?

Faktoring samorządowy pozwala otrzymać wcześniej zapłatę za fakturę wystawioną JST, na przykład gminie. Należność, nazywana też wierzytelnością, to pieniądze, które klient ma zapłacić Twojej firmie. Firma, która wypłaca Ci środki za tę należność, to faktor.

Zamawiający to ten, kto kupuje towar, usługę lub prace. Wykonawca to firma, która realizuje zamówienie. Zamówienie publiczne to odpłatny zakup usług, towarów lub robót według zasad dla sektora publicznego.

Najprościej wygląda to tak:

• Wykonujesz usługę lub dostarczasz towar zamawiającemu.
• Dokumentujesz wykonanie zamówienia i wystawiasz fakturę.
• Przenosisz na faktora prawo do otrzymania zapłaty — to cesja wierzytelności.
• Faktor wypłaca uzgodnioną część należności.
• Zamawiający płaci faktorowi, który rozlicza z Tobą pozostałą kwotę i opłaty.

Słowo „samorządowy” mówi przede wszystkim, kto płaci. Samo w sobie nie mówi, kiedy dostaniesz środki ani kto poniesie skutki braku zapłaty.

Zacznij więc od pytania: czy potrzebujesz pieniędzy na wykonanie zamówienia, czy czekasz już tylko na przelew?

Czym jest finansowanie kontraktowe?

Finansowanie kontraktowe to finansowanie związane z realizacją kontraktu, także publicznego. Firmy używają nazw „faktoring zamówieniowy” i „faktoring kontraktowy” dla różnych produktów. Zakres wypłat trzeba sprawdzić w konkretnej ofercie.

AOW Faktoring ma produkt „Faktoring zamówieniowy”. Alior Bank i Pekao Faktoring mają „Faktoring samorządowy”.

Sama nazwa oferty nie określa warunków wypłaty. Poproś o wskazanie dokumentu, który ją uruchamia: umowy, faktury zakupowej czy protokołu odbioru.

Ustal również, kto otrzyma pieniądze. Mogą być potrzebne Tobie na bieżące wydatki albo dostawcy na zakup materiałów. Pozostałe rodzaje faktoringu pomagają porównać sposoby rozliczeń i podział ryzyka.

Dla kogo jest finansowanie kontraktów publicznych?

Finansowanie kontraktów publicznych może służyć wykonawcom dostaw, usług i robót oraz ich podwykonawcom. Ocenę zacznij od własnej umowy i podmiotu, który ma Ci zapłacić.

Takich środków mogą szukać między innymi:

• wykonawcy zamówień publicznych;
• podwykonawcy współpracujący z głównym wykonawcą;
• dostawcy sprzętu i materiałów dla szpitali.

Publiczny inwestor nie oznacza automatycznie publicznego płatnika Twojej faktury. Jeśli fakturujesz głównego wykonawcę, punktem wyjścia jest jego obowiązek zapłaty. Przedstaw faktorowi właśnie tę umowę, a nie wyłącznie nazwę inwestora.

W zamówieniach publicznych na roboty budowlane umowny termin zapłaty podwykonawcy lub dalszemu podwykonawcy nie może przekraczać 30 dni od doręczenia faktury lub rachunku. Zamawiający zgłasza zastrzeżenia do projektu umowy z dłuższym terminem (Prawo zamówień publicznych, art. 464).

Gdy wykonawca uchyla się od zapłaty, zamawiający płaci bezpośrednio podwykonawcy wymagalne wynagrodzenie, bez odsetek (art. 465). Podwykonawca musi mieć umowę zaakceptowaną przez zamawiającego, a kwotę zamawiający potrąca z wynagrodzenia wykonawcy.

Czy zamawiający musi zgodzić się na cesję?

Według Urzędu Zamówień Publicznych (UZP) cesja zasadniczo nie wymaga zgody zamawiającego (Kodeks cywilny, art. 509). UZP wskazuje też, że dokumenty zamówienia mogą wymagać jego zgody albo wykluczyć cesję. Przy należności stwierdzonej pismem wymóg zgody wiąże nabywcę tylko wtedy, gdy pismo go wskazuje lub nabywca o nim wiedział (art. 514).

W latach 2016–2018 Krajowa Izba Odwoławcza (KIO) dopuszczała umowny zakaz cesji praw lub przejęcia długów (wyrok z 22.05.2018 r., KIO 887/18). Zamawiający zastrzegał w umowie o zamówienie publiczne zakaz takich czynności na rzecz podmiotów nieuczestniczących w postępowaniu, czyli firm, które nie brały udziału w przetargu. Takie zakazy wykraczały poza art. 514.

Wyrok z 3.02.2025 r., KIO 4838/24, kontynuuje linię orzeczniczą zakazującą zamawiającemu udzielenia zamówienia określonemu wykonawcy. Chodzi o wykonawcę, na rzecz którego dokonano cesji praw lub przejęcia długów od podmiotu nieuczestniczącego w postępowaniu. Linia ta jest kontynuowana także pod nową ustawą Prawo zamówień publicznych.

Szczegóły omawia poradnik zgoda kontrahenta na faktoring.

Jak przygotować kontrakt do oceny faktora?

Przekaż faktorowi umowę, zasady odbioru oraz plan wydatków i wpływów. Dokumenty powinny pokazywać cały przebieg zamówienia:

• Umowa z załącznikami. Dołącz aneksy, plan prac i zasady płatności.
• Plan kosztów. Wskaż zakupy, wynagrodzenia i wydatki na podwykonawców.
• Dokumenty odbioru. Pokaż, kto zatwierdza dostawę lub prace i jakie warunki musisz spełnić.
• Rozliczenia. Zaznacz zaliczki od zamawiającego, potrącenia i kwoty zatrzymane.

Według UZP wykonawca powinien zawiadomić zamawiającego o cesji. Bez zawiadomienia zapłata wykonawcy może zwolnić zamawiającego z długu także wobec faktora, jeśli nie wiedział o cesji (art. 512). Potwierdź też rachunek do zapłaty.

Kiedy faktoring może wpływać na dług publiczny JST?

Faktoring, w którym płaci samorząd, może stanowić dług publiczny. Chodzi o umowę nienazwaną, która przewiduje termin zapłaty dłuższy niż rok i wywołuje skutki podobne do kredytu lub pożyczki.

Umowa nienazwana to umowa bez odrębnej regulacji ustawowej. Dług publiczny JST to zadłużenie samorządu, które musi on wykazywać w sprawozdaniach.

Regionalna Izba Obrachunkowa (RIO) w Katowicach w piśmie z 15 stycznia 2013 r. (WA-0250/119/12) odpowiedziała Prezydentowi Miasta Rybnika. Uznała, że faktoring jako umowę nienazwaną z terminem zapłaty dłuższym niż rok i skutkami podobnymi do kredytu lub pożyczki należy zaliczyć do długu publicznego. Izba zaznaczyła, że jej stanowisko nie jest wiążące.

Najwyższa Izba Kontroli (NIK) opisała w 2016 r. model, w którym faktor wykupuje należność, a JST spłaca ją według harmonogramu. Według NIK takie umowy powinny być traktowane jako tytuł dłużny, czyli zadłużenie wykazywane jako dług publiczny.

Według gminy Nowa Słupia faktoring i podobne umowy z terminem zapłaty dłuższym niż rok stanowią dług publiczny wykazywany w sprawozdaniu o zadłużeniu Rb-Z. Gmina wskazała pozycję „kredyty i pożyczki”; RIO w Kielcach uznała jej stanowisko za prawidłowe w piśmie z 5 maja 2017 r.. Podstawą był § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 grudnia 2011 r..

Stanowiska RIO i NIK dotyczą samorządu jako strony umowy oraz jego sprawozdań, nie samego wykonawcy. W konkretnej sprawie potwierdź skutki z doradcą znającym finanse publiczne.

Co sprawdzić przy fakturach wystawionych szpitalowi?

Przy fakturach szpitalnych najpierw ustal formę prawną placówki oraz podmiot zobowiązany do zapłaty. Oceniaj stronę podpisanej umowy, zamiast kierować się samym związkiem szpitala z samorządem.

Szczególnej uwagi wymaga samodzielny publiczny zakład opieki zdrowotnej (SPZOZ). Faktoring zmieniający wierzyciela takiego zakładu wymaga zgody podmiotu, który go utworzył. Bez tej zgody czynność jest nieważna zgodnie z ustawą o działalności leczniczej (art. 54).

Potwierdza to Sąd Najwyższy w wyroku z 20.01.2016 r., V CSK 301/15. Podmiot tworzący ocenia ciągłość świadczeń oraz sytuację finansową zakładu za rok poprzedni.

Dla oceny, czy zgoda była potrzebna, liczy się data zawarcia umowy, z której wynika dług szpitala, a nie data faktury. Tak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 24.04.2015 r., II CSK 664/14.

KIO uznała za dopuszczalne rozszerzenie umownego zakazu cesji poza wąski zakres z art. 514 Kodeksu cywilnego (wyrok z 25.10.2013 r., KIO 2397/13). Dotyczyło to umowy o zamówienie publiczne, w której zamawiającym był podmiot leczniczy.

Według badania Stratera MED, cytowanego przez Związek Przedsiębiorców i Pracodawców (ZPP), w Polsce w 2015 r. dokonano zaledwie około 100 cesji wierzytelności wobec SPZOZ. Najczęstszym powodem odmowy zgody przez podmiot tworzący był „brak potrzeby”.

Przed oceną finansowania przygotuj:

• umowę będącą podstawą dostaw lub usług;
• dane o formie prawnej szpitala;
• dokumenty dotyczące wymaganych zgód;
• dowód wykonania dostawy i stan rozliczeń.

Szerszy opis finansowania dostawców ochrony zdrowia znajdziesz w poradniku faktoring dla branży medycznej.

Jakie ryzyka uwzględnić przed podpisaniem umowy?

Finansowanie kontraktu powinno pasować do terminów zakupów, odbiorów i zapłaty. Sprawdź szczególnie sytuacje, w których ponosisz już koszty, ale nie możesz jeszcze otrzymać środków.

Zapytaj faktora:

• Opóźniony odbiór. Czy brak podpisu zamawiającego wstrzyma wypłatę?
• Spór o wynagrodzenie. Jak rozliczycie fakturę pomniejszoną o kary lub potrącenia?
• Brak zapłaty. Kiedy pojawi się regres, czyli obowiązek zwrotu pieniędzy faktorowi?
• Zmiana kontraktu. Czy aneks wymaga ponownej oceny finansowania?
• Przerwanie prac. Co stanie się z wypłaconymi środkami po rozwiązaniu umowy?
• Limit finansowania. Czy limit jest odnawialny i jaki limit przypada na każdą JST?

W regulaminie faktoringu JST Alior Bank S.A., obowiązującym od 1 października 2025 r., limit oznacza maksymalną łączną kwotę zaliczek brutto na wykup wierzytelności.

Limit odnawia się po spłacie wierzytelności o spłaconą zaliczkę brutto. Sublimit to maksymalna kwota zaliczki brutto wobec jednej JST z listy kontrahentów. Decyzja o wyłączeniu kontrahenta z umowy rozwiązuje umowę.

Przy robotach budowlanych zamawiający może żądać zabezpieczenia w wysokości nieprzekraczającej 5% ceny całkowitej oferty (art. 452). W uzasadnionych przypadkach opisanych w dokumentach zamówienia może żądać do 10%. Do 30% zabezpieczenia może zatrzymać na rękojmię lub gwarancję, czyli ochronę przed wadami (art. 453).

Zamawiający zwraca zabezpieczenie w ciągu 30 dni od uznania zamówienia za należycie wykonane. Zatrzymaną część zwraca najpóźniej 15. dnia po upływie okresu rękojmi lub gwarancji. Zapytaj faktora, czy sfinansuje także takie kwoty; szczegóły omawia poradnik faktoring dla firm budowlanych.

Ile kosztuje finansowanie i jak policzyć wypłatę?

Koszt finansowania ustalisz na podstawie kwoty wypłaty, czasu korzystania ze środków i wszystkich opłat. Pełne wyliczenie powinno dotyczyć całego kontraktu, a nie samej prowizji.

Sprawdź, od jakiej kwoty faktor nalicza opłatę. Ważny jest też początek naliczania kosztów i sposób rozliczenia późniejszej zapłaty. Przy wypłatach etapowych poproś o osobny plan kwot i opłat dla każdego etapu.

Przykład wypłaty za wykonaną dostawę

Przykład (liczby poglądowe):

Twoja firma wystawia gminie fakturę po odbiorze dostawy. Przyjmujemy następujące założenia:

• kwota faktury brutto: 100 000 zł;
• termin płatności: 60 dni;
• zaliczka od faktora: 80% kwoty faktury;
• łączny koszt za cały okres: 2% kwoty faktury;
• koszt potrącany z zaliczki;
• brak innych opłat, zapłata gminy w terminie.

W tym przykładzie otrzymujesz wcześniej 78 000 zł, a koszt wynosi 2 000 zł. To uproszczony model, nie stawka rynkowa ani oferta konkretnej firmy.

Jeśli szukasz pieniędzy na wykonanie dostawy, poproś o analogiczne wyliczenie. Uwzględnij moment płatności dostawcom oraz warunki odbioru zamówienia.

Najczęściej zadawane pytania