Aby uzyskać faktoring, złóż wniosek z danymi firmy, fakturami i informacjami o odbiorcach. Faktor, czyli firma finansująca faktury, oceni dokumenty i określi warunki wypłaty. Poniżej wyjaśniamy, jak uzyskać faktoring: jakie dokumenty zebrać, jak przebiega wniosek i co zrobić po odmowie.
Co stanie się po wysłaniu zgłoszenia
- Wybierasz kwotę i zostawiasz numerJeden formularz zamiast kilku wniosków. Bezpłatnie i bez zobowiązań.
- Zgłoszenie trafia do firm faktoringowychDo tych, które finansują faktury w podanej kwocie.
- Firmy oddzwaniają z warunkamiZwykle w kilka godzin, po godzinach — następnego dnia roboczego. Decyzję podejmujesz po rozmowie.
Jak uzyskać faktoring?
Faktoring uzyskasz po akceptacji Twojej firmy, odbiorców i faktur zgłoszonych do finansowania. Zacznij od sprawdzenia, czy wybrany faktor obsługuje Twój sposób sprzedaży.
Forma działalności i staż firmy
Dla spółki faktor może wymagać umowy spółki i danych właścicieli. Podaj formę działalności już w zapytaniu. Wskaż też osobę, która będzie składać wniosek i podpisywać dokumenty.
Faktor może oceniać staż firmy, branżę, kraj działalności oraz stabilność przychodów i należności, czyli kwot oczekiwanych od klientów.
Wyjątki dla firm z krótkim stażem opisujemy na stronie faktoring dla nowych firm.
Sprzedaż między firmami i termin płatności
Faktoring służy sprzedaży B2B, czyli transakcjom między firmami. Przygotuj faktury z odroczonym terminem: klient otrzymał towar lub usługę, ale zapłaci później.
Do wstępnej oceny wybierz faktury za sprzedaż, którą łatwo potwierdzić. Zgłoś też reklamacje, korekty i spory z odbiorcą. Dzięki temu faktor oceni rzeczywistą kwotę do zapłaty.
Odbiorcy i historia współpracy
Faktor potrzebuje informacji o firmach, które mają zapłacić za Twoje faktury. Lista odbiorców powinna pokazywać kwoty sprzedaży, terminy zapłaty oraz opóźnienia.
Według opracowania Bartosza Kocbucha w Almanachu Polskiego Związku Faktorów (PZF) z 2021 roku faktor zbiera dane o współpracy z największymi odbiorcami. Oprócz danych kontaktowych przygotuj więc historię płatności.
Możliwość przekazania prawa do zapłaty
Cesja oznacza przekazanie faktorowi prawa do otrzymania zapłaty od klienta. Sprawdź, czy umowa z odbiorcą zawiera zakaz cesji albo wymaga zgody.
Jeśli znajdziesz taki zapis, pokaż go faktorowi przed złożeniem pełnego wniosku. Więcej: zgoda kontrahenta na faktoring.
Historia kredytowa i wpisy o długach
Sprawdź dane w Biurze Informacji Kredytowej (BIK), czyli bazie historii kredytowej, oraz Krajowym Rejestrze Długów (KRD), czyli rejestrze dłużników. Wpływ wpisów na ocenę wniosku zależy od zasad faktora; temat rozwija strona faktoring dla zadłużonych.
Jakie dokumenty do faktoringu?
Do wniosku przygotuj dane firmy, informacje o odbiorcach oraz dokumenty sprzedaży. Zapytaj, jakie dane finansowe i zaświadczenia są potrzebne, zanim zaczniesz zbierać załączniki.
KPiR to podatkowa księga przychodów i rozchodów, czyli zapis przychodów oraz kosztów firmy. Poniższa tabela to lista przygotowawcza, a nie jednakowy zestaw obowiązkowy u każdego faktora.
| Dokument lub dane | Co przygotować | Co sprawdzić przed wysłaniem |
|---|---|---|
| Wniosek faktoringowy | Dane firmy, opis sprzedaży, potrzebną kwotę finansowania i listę odbiorców | Czy dane zgadzają się z załącznikami |
| Dane rejestrowe | Nazwę, adres, NIP (numer identyfikacji podatkowej) i dane osób podpisujących dokumenty | Czy wpis firmy jest aktualny |
| Dokumenty spółki | Umowę spółki i dane właścicieli; ewentualne upoważnienia do działania za firmę | Kto może działać w imieniu spółki |
| Sprawozdania lub KPiR | Sprawozdania finansowe; przy KPiR uzgodnij zakres potrzebnych zestawień | Jakiego okresu i formatu wymaga faktor |
| Lista kontrahentów | Dane odbiorców, kwoty sprzedaży, terminy i historię płatności | Czy pokazujesz także opóźnienia i spory |
| Faktury | Dokumenty zgłaszane do finansowania wraz z korektami | Czy kwota pozostaje niezapłacona |
| Umowy i zamówienia | Uzgodnienia z odbiorcą oraz dowody dostawy lub odbioru usługi | Czy zapisy pozwalają przekazać prawo do zapłaty |
| Zaświadczenia o niezaleganiu | Dokumenty z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) i urzędu skarbowego (US), że nie masz zaległości | Czy faktor ich wymaga już na etapie wniosku |
Przy innym sposobie rozliczeń zapytaj o akceptowane zestawienia.
Czy faktor wymaga zaświadczeń z ZUS i US?
Faktor może wymagać takich zaświadczeń; listę dokumentów ustala dla Twojego wniosku. Zaświadczenia o braku zaległości wymienia Kocbuch w opisie rozbudowanej oceny w Almanachu PZF z 2021 roku. Przed zamówieniem dokumentów poproś o listę od wybranego faktora.
Jak uporządkować dokumenty?
Połącz każdą fakturę z umową, zamówieniem i potwierdzeniem wykonania sprzedaży. Nazwij pliki tak, aby łatwo było rozpoznać odbiorcę oraz dokument.
Rozbieżności w nazwie firmy, rachunku lub terminie płatności wyjaśnij przed wysłaniem. Brakujący dokument oznacz w wiadomości, zamiast pozostawiać lukę bez komentarza.
Jak działa faktoring krok po kroku?
Proces obejmuje zapytanie, analizę, decyzję i limit, umowę, weryfikację odbiorców oraz pierwszą wypłatę. Sprawdzanie odbiorców może zacząć się już podczas analizy wniosku.
Zapytanie: opisz potrzebę finansowania
Podaj, czym zajmuje się firma i komu sprzedajesz. Dołącz informację o terminach płatności, wartości faktur oraz potrzebnej kwocie.
Na tym etapie potrzebujesz listy dokumentów, wstępnych warunków i opisu dalszych działań. Jeśli dopiero ustalasz zakres usługi, przeczytaj, jaki faktoring wybrać.
Analiza: przedstaw firmę i sprzedaż
Faktor sprawdza informacje z wniosku oraz załączniki. W opisie analizy z 2021 roku Kocbuch uwzględnia dane zarządu, właścicieli, finanse i należności firmy.
Odpowiedzi na pytania zbierz w jednym wątku. Przy rozbieżnościach podaj przyczynę i dokument, który ją wyjaśnia.
Decyzja i limit: ustal dostępną kwotę
Po pozytywnej ocenie faktor określa zakres finansowania. Limit faktoringowy to maksymalna kwota finansowania dostępna zgodnie z ustalonymi warunkami.
Sprawdź, czy decyzja obejmuje odbiorców, których faktury chcesz zgłaszać. Ważne są też ewentualne ograniczenia kwot dla poszczególnych klientów.
Umowa: potwierdź zasady współpracy
Przed podpisaniem sprawdź koszty, obowiązki oraz warunki uruchomienia finansowania. Szczegółową listę zapisów do sprawdzenia zawiera strona umowa faktoringu.
Weryfikacja kontrahentów: potwierdź transakcje
Przed wypłatą faktor kończy sprawdzanie odbiorcy i zgłoszonej sprzedaży. Przygotuj kontakt do osoby, która może potwierdzić dostawę, usługę lub kwotę do zapłaty.
Jeśli klient ma płacić na rachunek faktora, uzgodnij sposób przekazania mu nowych danych.
Pierwsza wypłata: zgłoś zaakceptowaną fakturę
Po spełnieniu warunków uruchomienia zgłaszasz fakturę do finansowania. Faktor wypłaca uzgodnioną kwotę.
Rozliczenie powinno pokazywać wartość wypłaty oraz potrącone opłaty. Zachowaj dokumenty, które pozwolą połączyć przelew z konkretną fakturą.
Ile trwa każdy etap — online i w banku?
Czas zależy od wniosku — terminy potwierdź u wybranego faktora. Na przebieg wpływają komplet dokumentów, wyjaśnienie rozbieżności, podpisanie umowy i akceptacja sprzedaży.
Samo wysłanie formularza online nie określa terminu decyzji ani przelewu. Zdalną obsługę opisujemy na stronie faktoring online.
Jak szybko dostaniesz pieniądze z pierwszej faktury?
Pierwsza wypłata wymaga uruchomionej usługi oraz akceptacji faktury i odbiorcy. Termin przelewu potwierdź po ustaleniu, czy wszystkie warunki zostały spełnione.
Deklarowany czas wypłaty może biec od akceptacji faktury, a nie od wysłania formularza. W rozmowie ustal, czy do przelewu brakuje dokumentów lub potwierdzenia sprzedaży.
Ile może wynieść pierwsza wypłata?
Pierwszy przelew może obejmować część wartości faktury, pomniejszoną o uzgodnione opłaty. Tę wypłacaną wcześniej część nazywa się zaliczką.
Przykład (liczby poglądowe): Twoja firma zgłasza fakturę na 12 000 zł brutto z terminem płatności za 30 dni. Przyjmijmy zaliczkę równą 90% wartości faktury. Całkowita opłata wynosi 1% wartości faktury za ten okres i jest potrącana z zaliczki.
| Element rozliczenia | Obliczenie | Kwota |
|---|---|---|
| Zaliczka przed potrąceniem opłaty | 12 000 zł × 90% | 10 800 zł |
| Całkowita opłata | 12 000 zł × 1% | 120 zł |
| Pierwszy przelew | 10 800 zł − 120 zł | 10 680 zł |
| Pozostała część po pełnej zapłacie odbiorcy | 12 000 zł − 10 800 zł | 1 200 zł |
| Łączne wpływy Twojej firmy | 10 680 zł + 1 200 zł | 11 880 zł |
W przykładzie odbiorca płaci w terminie, a innych opłat nie ma. Sposoby naliczania kosztów wyjaśnia poradnik ile kosztuje faktoring.
Dlaczego faktor odmawia i co zrobić po odmowie?
Powodem odmowy może być sytuacja firmy, ocena odbiorcy albo problem z dokumentami sprzedaży. Zacznij od ustalenia, czego dotyczy decyzja.
Wyjaśnij z faktorem, czy po uzupełnieniu danych możesz wrócić do oceny.
| Możliwy powód | Co zrobić |
|---|---|
| Niepełne lub sprzeczne dane | Uzupełnij brakujące dokumenty i wyjaśnij rozbieżności |
| Brak potwierdzenia dostawy lub usługi | Prześlij dokument odbioru albo inne uzgodnione potwierdzenie |
| Spór o kwotę faktury | Wyjaśnij reklamację lub korektę z klientem |
| Odbiorca nie został zaakceptowany | Zapytaj o możliwość zgłoszenia innych kontrahentów |
| Wnioskowana kwota jest zbyt wysoka | Zapytaj o niższy limit i warunki jego późniejszej zmiany |
| Duża zależność od jednego odbiorcy | Przedstaw szerszą listę odbiorców, jeśli z nimi współpracujesz |
| Branża z bardzo długimi terminami płatności lub niestabilne przychody | Opisz cykl sprzedaży i pokaż, jak zmieniają się wpływy |
| Sposób sprzedaży nie pasuje do zasad faktora | Opisz transakcje dokładniej lub poszukaj instytucji obsługującej taki model |
| Niewyjaśnione ograniczenie cesji | Przekaż pełne zapisy umowy i ustal dalszy sposób postępowania |
Odmowa dotycząca odbiorcy nie musi oznaczać odmowy finansowania całej firmy. Przed kolejnym wnioskiem potrzebujesz jasnej informacji o zakresie decyzji.
Do innego faktora wyślij już poprawione dokumenty. Dołącz krótkie wyjaśnienie kwestii, które wcześniej wymagały dodatkowej oceny.
Co sprawdzić przed złożeniem wniosku faktoringowego?
Wniosek jest gotowy do wysłania, gdy dane są spójne, a dokumenty potwierdzają zgłoszoną sprzedaż. Przejdź przez checklistę przed przekazaniem załączników.
- Znam kwotę finansowania potrzebną mojej firmie.
- Podałem formę działalności, branżę i staż firmy.
- Sprawdziłem aktualność danych rejestrowych.
- Wskazałem osobę uprawnioną do podpisania dokumentów.
- Mam listę odbiorców oraz historię ich płatności.
- Przygotowałem faktury, korekty i dowody wykonania sprzedaży.
- Sprawdziłem zapisy o cesji w umowach z klientami.
- Potwierdziłem zakres potrzebnych danych księgowych i zaświadczeń.
- Znam przewidywaną kwotę wypłaty po potrąceniu opłat.
- Wiem, jakie warunki trzeba spełnić przed przelewem.
Zapisz również pytania, na które faktor jeszcze nie odpowiedział. Szczególnie ważne są brakujące warunki wypłaty oraz dokumenty, które ma dostarczyć odbiorca.
Najczęściej zadawane pytania
Czy zapytanie ofertowe jest tym samym co wniosek faktoringowy?
Zapytanie służy zwykle poznaniu warunków i zakresu potrzebnych dokumentów. Pełny wniosek zawiera dane pozwalające ocenić firmę oraz transakcje.
Czy mogę przygotować wniosek bez pomocy księgowego?
Dane firmy, odbiorców i dokumenty sprzedaży możesz zebrać samodzielnie. Poproś księgowego o właściwe zestawienia, jeśli faktor wymaga danych finansowych. Przekaż mu dokładną listę zamiast ogólnej prośby o „dokumenty do faktoringu”.
Czy mogę zgłosić tylko wybrane faktury?
Możliwość zgłoszenia wybranych faktur zależy od zasad faktora. Ustal, czy umowa wymaga zgłaszania całej sprzedaży do danego odbiorcy. Dopiero wtedy wybierz faktury do wniosku.
Czy po pierwszej wypłacie trzeba nadal przekazywać dokumenty?
Współpraca może wymagać dalszego raportowania finansów i potwierdzania kwot należnych od odbiorców. Ustal zakres tych obowiązków przed podpisaniem umowy. Wyznacz też osobę odpowiedzialną za bieżący kontakt z faktorem.
Czy faktoring jest dla firm sprzedających klientom indywidualnym?
Faktoring opisany w tym artykule służy sprzedaży między firmami, a nie konsumentom. Jeśli łączysz sprzedaż detaliczną i firmową, do oceny przygotuj faktury dla przedsiębiorców.
Chcesz zapytać o finansowanie swoich faktur? W formularzu opisz sprzedaż i wskaż oczekiwany termin wypłaty.
Co stanie się po wysłaniu zgłoszenia
- Wybierasz kwotę i zostawiasz numerJeden formularz zamiast kilku wniosków. Bezpłatnie i bez zobowiązań.
- Zgłoszenie trafia do firm faktoringowychDo tych, które finansują faktury w podanej kwocie.
- Firmy oddzwaniają z warunkamiZwykle w kilka godzin, po godzinach — następnego dnia roboczego. Decyzję podejmujesz po rozmowie.
Źródła (5)
- Bartosz Kocbuch, „Wieloetapowy proces zarządzania ryzykiem faktoringowym”, w: „Faktoring. Almanach Polskiego Związku Faktorów”, Rok XI. Wydawca: Polski Związek Faktorów, 2021, s. 136–138. Zakres: dane i dokumenty zbierane podczas oceny wniosku.
- Bartosz Kocbuch, „Wieloetapowy proces zarządzania ryzykiem faktoringowym”, w: „Faktoring. Almanach Polskiego Związku Faktorów”, Rok XI. Wydawca: Polski Związek Faktorów, 2021, s. 149–150. Zakres: bieżące raportowanie i sprawdzanie należności po zawarciu umowy.
- Bartosz Kocbuch, „Wieloetapowy proces zarządzania ryzykiem faktoringowym”, w: „Faktoring. Almanach Polskiego Związku Faktorów”, Rok XI. Wydawca: Polski Związek Faktorów, 2021, s. 130–133. Zakres: kryteria oceny firmy.
- „Faktoring w finansowaniu działalności przedsiębiorstw i jego rozwój w Polsce”, „Prace Naukowe Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu”, nr 158, „Zarządzanie finansami firm — teoria i praktyka”. Wydawca: Uniwersytet Ekonomiczny we Wrocławiu, 2011, s. 186. Zakres: faktoring w sprzedaży między firmami.
- „Faktoring w finansowaniu działalności przedsiębiorstw i jego rozwój w Polsce”, „Prace Naukowe Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu”, nr 158, „Zarządzanie finansami firm — teoria i praktyka”. Wydawca: Uniwersytet Ekonomiczny we Wrocławiu, 2011, s. 184–185. Zakres: wpływ skupienia sprzedaży na jednym odbiorcy na ocenę finansowania.