Faktoring jawny (otwarty) i półotwarty — jak działa powiadomienie kontrahenta

Faktoring jawny polega na finansowaniu faktur z powiadomieniem klienta o cesji, czyli przeniesieniu prawa do zapłaty. Klient płaci na rachunek firmy faktoringowej, a Twoja firma otrzymuje pieniądze wcześniej. Wariant półotwarty różni się sposobem ujawnienia tej zmiany.

Co to faktoring jawny?

Faktoring jawny to finansowanie faktur, w którym klient wie o przeniesieniu prawa do zapłaty na faktora. Faktor jest firmą, która finansuje Twoje należności i otrzymuje spłatę od klienta.

Należność od klienta, czyli Twoje prawo do zapłaty, nazywamy wierzytelnością. W tym układzie klient jest dłużnikiem, nawet jeśli termin płatności jeszcze nie minął. Samo to określenie nie oznacza zaległości.

Moment zawiadomienia klienta ustala umowa z faktorem. Przebieg finansowania jest taki:

• Wystawiasz fakturę z odroczonym terminem płatności.
• Przekazujesz ją do finansowania.
• Faktor wypłaca Ci zaliczkę, czyli uzgodnioną część kwoty faktury.
• Klient płaci faktorowi zgodnie z otrzymaną instrukcją.
• Faktor rozlicza pozostałą kwotę i opłaty według umowy.

Według Malwiny Łączyńskiej (Almanach Polskiego Związku Faktorów — PZF, 2012) w faktoringu bankowym klient płaci na rachunek cesyjny, czyli rachunek faktora (banku). W tym opisie wpływy zabezpieczają transakcję, a zaliczka trafia na rachunek bieżący firmy korzystającej z finansowania.

Cesja co do zasady nie wymaga zgody klienta; wyjątki wynikają z ustawy, umowy lub właściwości zobowiązania (Kodeks cywilny, art. 509). Sprawdź, kiedy potrzebna jest zgoda kontrahenta na faktoring.

Jawność opisuje sposób informowania klienta, a nie cały zakres usługi. Pozostałe kryteria podziału wyjaśnia przewodnik po rodzajach faktoringu.

Czym faktoring półotwarty różni się od jawnego?

Faktoring półotwarty, nazywany też półjawnym, oznacza, że cesja nie jest ujawniona wprost, ale wynika z okoliczności.

Tomasz Baron („Almanach PZF”, 2015) wskazuje, że w wariancie półotwartym faktor zawiadamia klienta dopiero przy wezwaniu do zapłaty. Wtedy podaje też rachunek, na który klient ma wpłacić należność.

Według Barona faktor ponosi ryzyko, bo w razie wątpliwości termin zapłaty uznaje się za ustalony na korzyść klienta (art. 457 Kodeksu cywilnego). Faktor nadal może żądać zapłaty od Twojej firmy.

Poniższy podział opisuje publikacja naukowa z 2018 r. w czasopiśmie Wydawnictwa Naukowego Uniwersytetu Szczecińskiego.

Przy ofercie półotwartej poproś o opis procedury w umowie. Sama nazwa wariantu może być różnie rozumiana.

Jak wygląda zawiadomienie kontrahenta o cesji?

Zawiadomienie powinno jasno wskazywać należności objęte cesją oraz sposób ich zapłaty. Ustal z faktorem, kto wysyła wiadomość i kto zbiera potwierdzenia odbioru.

Przygotuj praktyczną instrukcję dla osoby, która wykonuje przelewy. Uwzględnij w niej:

• nazwę Twojej firmy i nazwę faktora;
• informację o przeniesieniu prawa do zapłaty;
• oznaczenia faktur albo jasny opis zakresu należności;
• numer rachunku oraz nazwę jego właściciela;
• wskazanie, których płatności dotyczy zmiana;
• kontakt do wyjaśnienia wątpliwości.

To lista przydatnych danych, a nie obowiązkowy formularz ustawowy. Treść uzgodnij z faktorem, zwłaszcza jeśli cesja obejmuje szerszy zakres należności.

Jak może brzmieć wiadomość do klienta?

Wiadomość o cesji może być krótka, jeśli zawiera jasną instrukcję. Poniższy tekst dostosuj do ustaleń z faktorem:

Informujemy, że przenieśliśmy na [nazwa faktora] prawo do zapłaty za fakturę [oznaczenie faktury]. Prosimy zapłacić na rachunek [numer rachunku] prowadzony dla [właściciel rachunku].

Prosimy przekazać wiadomość osobie, która realizuje przelewy, i potwierdzić odbiór. W sprawach dostawy nadal kontaktujcie się z [kontakt do Twojej firmy].

Czy i jak oznaczyć fakturę adnotacją o cesji, uzgodnij z faktorem. Sposób przygotowania dokumentu opisuje poradnik faktura faktoringowa.

Zachowaj wysłaną wiadomość oraz dowód jej doręczenia. Jeśli kontaktujesz się z opiekunem handlowym, poproś także o przekazanie informacji do działu płatności.

Co musi zrobić kontrahent po otrzymaniu powiadomienia?

Kontrahent powinien sprawdzić zawiadomienie, przypisać właściwy rachunek do faktur i zapłacić faktorowi w terminie. Informacja musi dotrzeć do osoby, która faktycznie zleca przelewy.

Przekaż klientowi prostą listę działań:

• Autentyczność wiadomości. Znany wcześniej telefon lub adres kontaktowy pomaga potwierdzić nadawcę.
• Zakres cesji. Zawiadomienie powinno jasno wskazywać objęte nim faktury.
• Dane płatności. Zmień rachunek dla należności objętych cesją.
• Przygotowane przelewy. Usuń stare dane z oczekujących zleceń dotyczących tych faktur.
• Dokumenty. Połącz zawiadomienie z fakturami w swoim systemie.

Jeśli informacja dotyczy tylko wskazanych faktur, zachowaj dotychczasowe dane dla pozostałych płatności. Sama zmiana rachunku jednej należności nie powinna prowadzić do zmiany wszystkich przelewów dla sprzedawcy.

Potwierdzenie odbioru pomaga uporządkować dokumenty. Poproś faktora, by wyjaśnił, czy oczekuje także potwierdzenia dostawy lub kwoty należności. Dzięki temu klient od razu dostanie kompletną prośbę.

Dlaczego zawiadomienie ma znaczenie prawne?

Dopóki Twoja firma nie zawiadomi klienta, jego zapłata Twojej firmie jest skuteczna także wobec faktora. Wyjątek: w chwili płatności klient wiedział o cesji (Kodeks cywilny, art. 512). Dlatego ważne są zarówno treść informacji, jak i dowód jej przekazania.

Brak osobnego pisma nie przesądza jednak o braku wiedzy klienta. Do utraty ochrony wystarcza wiarygodna wiadomość o cesji z dowolnego źródła, niekoniecznie od Twojej firmy i bez wskazania rachunku faktora.

W praktyce rozdziel dwie kwestie:

• Wiedza o cesji pozwala ustalić, czy klient zna zmianę wierzyciela, czyli podmiotu uprawnionego do zapłaty.
• Instrukcja płatności wskazuje, jak prawidłowo wykonać przelew.

Dobre zawiadomienie załatwia obie sprawy. Klient nie musi wtedy domyślać się, co oznacza pojawienie się faktora w korespondencji.

Po zawiadomieniu zmiana lub rozwiązanie umowy będącej podstawą należności nie wiąże faktora bez jego zgody. Tak samo działa aneks, który wydłuża termin zapłaty przez zmianę terminu wykonania umowy.

Co z zastrzeżeniami klienta i wzajemnymi długami?

Cesja nie odbiera klientowi zarzutów wobec sprzedawcy, które miał, gdy dowiedział się o cesji (Kodeks cywilny, art. 513). Może zgłosić te zastrzeżenia także faktorowi.

Klient może też potrącić należność wobec sprzedawcy, czyli rozliczyć wzajemne długi. Dotyczy to również długu sprzedawcy, który stał się wymagalny dopiero po zawiadomieniu. Wymagalny oznacza, że klient może już żądać jego spłaty.

Wyjątek: dług sprzedawcy stał się wymagalny później niż dług objęty cesją.

Przekaż faktorowi informacje o sporach oraz planowanych wzajemnych rozliczeniach. Po zawiadomieniu uzgadniaj z nim także zmiany terminu zapłaty i rozliczenie korekt.

Tekst ma charakter informacyjny.

Jak powiadomić klienta bez psucia relacji?

Przedstaw faktoring jako sposób zarządzania gotówką, a nie ocenę rzetelności klienta. Wyjaśnij, co zmienia się w płatności i z kim nadal omawiać dostawy.

W badaniu Instytutu Keralla Research dla NFG z 2018 r. 15,4% przedsiębiorców uważało, że faktoring zwiększa ryzyko pogorszenia relacji. Badania opisywane w literaturze mierzą deklarowane obawy, a nie faktyczne zrywanie współpracy po zawiadomieniu.

Krótka rozmowa handlowa może poprzedzać formalną instrukcję. Osoba, z którą zwykle współpracujesz, pozna wtedy powód zmiany. Następnie wyślij uzgodnione zawiadomienie do właściwych osób.

Możesz powiedzieć:

„Korzystamy z faktoringu, żeby wcześniej otrzymywać pieniądze za sprzedaż. Dla Was zmienia się rachunek do zapłaty. W sprawach dostaw nadal kontaktujecie się z nami”.

O zachowaniu terminu zapłaty zapewnij tylko wtedy, gdy odpowiada to faktycznym ustaleniom. Zamiast ogólnego „nic się nie zmienia”, nazwij konkretnie zmianę rachunku i sposób kontaktu.

Przed uruchomieniem usługi ustal z faktorem:

• kto odpowiada na pytania działu księgowego klienta;
• czy i kto wysyła przypomnienia o płatności;
• jak wygląda kontakt po terminie;
• jak zgłaszać reklamację lub błędną kwotę.

Nie obiecuj klientowi, że faktor nigdy się z nim nie skontaktuje. Lepiej od razu wyjaśnić, w jakich sprawach taki kontakt może nastąpić.

Jakie zalety i ograniczenia ma faktoring jawny?

Faktoring jawny daje jasny podział płatności: klient wie, że płaci faktorowi. Koszt zależy od oferty i zakresu obsługi, więc porównuj pełne wyceny dla tej samej faktury.

Wybór ofert. Jawne finansowanie oferują faktorzy bankowi i pozabankowi, także dla jednoosobowych firm oraz pojedynczych faktur.

Jak często stosowano. Według historycznych danych PZF za 2021 r. faktoring jawny stanowił 91% obrotów zrzeszonych firm, a tajny (cichy) 9%. Według Głównego Urzędu Statystycznego (GUS) w 2011 r. 26 z 39 podmiotów (19 banków i 20 firm) stosowało wyłącznie faktoring jawny, a 3 półjawny.

Zakres obsługi. Zapytaj przed podpisaniem umowy, czy faktor przypomina o płatnościach i odzyskuje zaległe kwoty, czyli prowadzi windykację. Zakres tych działań oraz ich opłaty sprawdź w umowie.

Kontakt z klientem. Ten wariant wymaga jawnego poinformowania odbiorcy o cesji. Uzgodnij z faktorem zasady kontaktu, które uwzględnisz w relacji handlowej.

Jak porównać koszt z kwotą wypłaty?

Porównaj pełną opłatę za taki sam okres, kwotę zaliczki i zakres obsługi. Poproś również o wycenę sytuacji, w której klient zapłaci po terminie.

Przykład (liczby poglądowe):

Kwota faktury do zapłaty wynosi 20 000 zł. Termin płatności to 30 dni, a zaliczka wynosi 90% kwoty faktury. Przyjmujemy łączną opłatę 1% za cały ten okres.

Klient płaci w terminie, a faktor potrąca opłatę przy końcowym rozliczeniu. Zakładamy brak innych kosztów.

Ten rachunek pokazuje przepływ pieniędzy, a nie cennik konkretnego faktora. Sprawdź też, ile kosztuje faktoring i jakie opłaty uwzględnić w porównaniu.

Kiedy wybrać wariant jawny?

Wariant jawny pasuje do firmy, która może otwarcie poinformować klienta o finansowaniu faktur. Przy wyborze uwzględnij zakres obsługi płatności zapisany w umowie.

Rozważ go, jeśli:

• klient potrafi sprawnie zmienić rachunek dla wskazanych faktur;
• chcesz porównać oferty bankowe i pozabankowe;
• chcesz mieć jasny podział kontaktów dotyczących sprzedaży i zapłaty;
• akceptujesz bezpośredni kontakt faktora z odbiorcą.

Gdy priorytetem jest brak ujawnienia finansowania, sprawdź faktoring cichy oraz jego warunki.

Przy wariancie półotwartym porównuj przede wszystkim rzeczywisty przebieg obsługi. Zapytaj, kiedy dokładnie faktor zawiadamia klienta; Baron („Almanach PZF”, 2015) wskazuje wezwanie do zapłaty. Wybierz procedurę, którą potrafisz jasno wyjaśnić klientowi i własnemu zespołowi.

Najczęściej zadawane pytania